Официальный франчайзи 1С

«1С:Фреш» — полный функционал 1С продуктов, экономя на своем сервере и обслуживающем персонале

Попробовать 14 дней бесплатно 1C:Fresh

Как правильно отдать бухгалтерию на аутсорс, если у вас ИП?

 

Текущая ситуация в экономике заставляет бизнес принимать крутые меры, чтобы выжить. В условиях снижения уровня продаж, владельцы бизнеса ищут новые способы оптимизировать расходы. Передача бухгалтерии на аутсорс — один из них. Разбираемся, какие бывают виды внешней бухгалтерии, как выбрать подрядчика на бухучет и правильно организовать процесс.

 

Когда пора смотреть на сторону

Как правило, мысли о том, чтобы отдать бухгалтерию на аутсорс, появляются у предпринимателя, когда бизнес начинает расти. Пока обороты небольшие нет необходимости в отдельном бухгалтере — владелец сам занимается бухгалтерским учетом. С ростом бизнеса приходится больше времени уделять другим вещам — организации продаж, логистике, найму сотрудников, развитию. Обороты растут, первичной документации становится больше и предприниматель понимает, что пора передать эту функцию профессионалам. Нанимать в штат бухгалтера дорого, особенно если бизнес сезонный. Собственник начинает искать альтернативу.

 

Второй вариант, это когда в штате уже работал бухгалтер, но по разным причинам обороты бизнеса уменьшились и встал вопрос об оптимизации расходов. В такой ситуации отдельный сотрудник в штате — это роскошь. Отдав бухгалтерию на аутсорс, собственник экономит на:

 

  • заработной плате бухгалтера,
  • налогах с зарплаты (социальные взносы, НДФЛ),
  • пособиях, отпускных, больничных,
  • затратах на приобретение и регулярное обновление ПО для бухучета.

 

Далее рассмотрим основные варианты передачи бухгалтерской функции на сторону.

 

Сервисы онлайн-бухгалтерии

Первый способ — воспользоваться специальными сервисами, такими как Кнопка, Мое дело, Главбух Ассистент. За предпринимателем закрепляется личный менеджер и целая команда специалистов — бухгалтер, юрист, налоговик. Есть специальное приложение, в котором удобно размещать задачи команде, загружать и отправлять первичку, получать сформированные документы, контролировать сдачу отчетности и другие функции.

 

Большую роль сервисы уделяют автоматизации и развитию технологий — совершенствуют приложение, подключают чат-боты. Это повышает качество оказываемых услуг, а возможность ошибки сведена до минимума. Такой способ ведения бухгалтерии понравится технически подкованным предпринимателям, а также тем, кто делает бизнес в онлайне.

 

бухгалтерию на аутсорс

 

Плюсы

  • Высокая автоматизация практически исключает человеческий фактор. Можно не переживать, что какой-то документ потеряется.
  • Решение вопросов практически в формате 24/7.
  • Финансовые гарантии и материальная ответственность сервиса перед клиентами измеряется миллионами рублей.

 

 

Минусы

  • Придется самостоятельно собирать и хранить первичную документацию.
  • Базовая стоимость начинается от 2500 руб / мес, зависит от оборотов и применяемой системы налогообложения. В тариф входит ограниченное количество операций. Все, что свыше, оплачивается отдельно. Дополнительно придется платить за разные опции (например, выпуск электронного кошелька или наличие кассы). Но все равно будет дешевле, чем бухгалтер в штате.

 

Совет

Некоторые сервисы предлагают бесплатный пробный период. Попробуйте им воспользоваться и понять, насколько вам комфортно вести бухгалтерию в таком формате.

 

 

Бухгалтер на удаленке

Второй распространенный способ вести бухгалтерию. Это как бухгалтер в штате, только работает удаленно за меньшие деньги. Как правило, общение с бухгалтером на удаленке происходит по почте или телефону. Пару раз в месяц такой бухгалтер приходит, чтобы забрать первичную документацию, а также напомнить, что и когда он собирается сдавать в ближайшее время, и какие документы ему нужно для этого подготовить.

 

Плюсы

  • Можно не беспокоится о первичной документации, она будет под контролем.
  • Удаленный бухгалтер может по договоренности пару раз в неделю приходить работать в офис, если вы привыкли к штатному специалисту.

 

Минусы

  • Ненадежный способ. Бухгалтер на удаленке не несет практически никакой ответственности, поэтому требует повышенного контроля. Может отказаться от сотрудничества в любой момент и повлечь для бизнеса серьезные последствия.
  • Услуги опытного бухгалтера даже на удаленке не могут стоить дешево. Важно понимать, насколько велика будет в итоге экономия и компенсирует ли она неудобства, связанные с отсутствием штатного бухгалтера.

 

Совет

Если решили работать с бухгалтером на удаленке, ищите специалиста по рекомендациям.

 

Бухгалтерская компания

Классический способ аутсорсинга бухгалтерских услуг. В качестве подрядчика выступает специализированная компания, которая занимается отчетностью и ведет бухгалтерский учет бизнеса. За клиентом закрепляется личный менеджер и выделяется команда сотрудников — главный бухгалтер, ассистент, юрист, специалист по налогам. Отличие от автоматизированных онлайн-сервисов в том, что общение чаще всего происходит стандартным способом — по почте или телефону..

 

Плюсы

  • Финансовые гарантии и материальная ответственность перед клиентом.
  • Можно не переживать, что бухгалтер неожиданно заболеет или уйдет в отпуск.
  • У многих бухгалтерских компаний есть связи в налоговой. Клиенту помогают при налоговых проверках.
  • Дополнительная экономия за счет уменьшения налогооблагаемой прибыли на стоимость услуг бухгалтерского аутсорса

 

Минусы

  • Придется самостоятельно заниматься сбором и хранением первичной документации, передавать ее в офис аутсорсера.
  • Неизвестна компетенция бухгалтера, который будет закреплен за компанией.
  • Стоимость услуг — среднее между частником и бухгалтером в штате.

 

Совет

Изучите договор, обратите внимание на закрепленные в договоре гарантии и ответственность. Посетите офис аутсорсера, пообщайтесь с бухгалтером, который будет вести вашу компанию. Если офис в полуподвальном помещении в промзоне, а главбух выглядит уставшим и несчастным, то лучше с этой компанией не работать.

 

Несколько дополнительных рекомендаций

 

1. Настройтесь морально

Часто у владельцев бизнеса вызывает дискомфорт сама мысль о том, чтобы допустить посторонних людей к информации о бухгалтерском учете компании. Для того, чтобы не беспокоиться об этом, стоит тщательно подойти к выбору подрядчика. Надежные аутсорсеры уделяют повышенное внимание конфиденциальности и исключают риск утечки информации.

 

2. Организуйте процесс

Подумайте о том, какие конкретно функции вы хотите отдать на аутсорс, а какими, возможно, готовы заниматься сами. Например, вы будете вести бухучет сами, а бухгалтера привлекать только для сдачи налоговой отчетности. Заранее договоритесь с исполнителем о схеме работы, об ответственности сторон.

 

3. Контролируйте

Будьте в курсе того, что с вашим учетом, имейте доступ к документам и отчетности. Если вам важно быть на связи с бухгалтером даже в выходные, обсудите эту опцию “на берегу”.

 

И главное: какой бы способ бухгалтерского аутсорсинга вы ни выбрали, помните, что за корректность бухгалтерского учета компании, достоверность информации и соблюдение сроков перед налоговыми органами отвечает не бухгалтер, а руководитель компании!