Переход на электронные трудовые книжки: обязанности работодателей в 2021 году

С начала 2021 года в РФ полноценно заработала система накопления данных о стаже работников в базе ПФР. На практике этот процесс часто называют «переходом на электронные трудовые книжки». Рассмотрим, что обязаны делать работодатели в 2021 году, чтобы выполнить требования закона в этой области.

Обязанности перед ПФР

Все работодатели должны сдавать в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД (постановление ПФР от 25.12.2019 № 730п). Отчет включает в себя информацию о трудовой деятельности работника. Срок сдачи СЗВ-ТД зависит от вида кадровой операции:

1. Не позднее следующего рабочего дня — в случае приема на работу или увольнения.
2. До 15 числа следующего месяца:

• при переводе на другую должность у этого же работодателя;
• если работник подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки;
• если сотрудник запросил у работодателя выписку о своей трудовой деятельности.

Кроме того, все работодатели должны сдать до 15.02.2021 «специальный» отчет СЗВ-ТД. В этот отчет следует включить тех сотрудников, которые в течение «переходного» 2020 года не попали в кадровую отчетность. Т.е. речь идет о работниках, которые были приняты в штат в 2019 году или ранее, а в 2020 у них не было ни одного из кадровых «событий», перечисленных выше.

В отчет до 15.02.2021 нужно включить информацию о последней кадровой операции, которая была у таких сотрудников до начала 2020 года. Таким образом, у ПФР будут собраны в электронном виде данные по трудовому стажу всех наемных работников, начиная с 01.01.2020.

Если у работодателя менее 25 сотрудников, то он может сдавать СЗВ-ТД «на бумаге», если 25 и более — только в электронном виде.

За нарушения при сдаче СЗВ-ТД ответственное должностное лицо могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей.

Обязанности перед работниками

Если сотрудник перешел на электронную трудовую книжку, то работодатель обязан выдавать ему выписку о трудовой деятельности по форме СТД-Р:

1. В любое время по заявлению в течение трех рабочих дней.
2. В день увольнения.

Если сотрудник решил сохранить трудовую книжку «на бумаге», то работодатель должен:

1. Вести бумажную ТК в обычном режиме. Выписки СТД-Р до момента отказа сотрудника от бумажной книжки оформлять не нужно.
2. Если сотрудник решит перейти на электронную трудовую книжку, то выдать ему бумажную в течение трех рабочих дней после подачи заявления.

В отчеты СЗВ-ТД по правилам, указанным выше, нужно включать всех сотрудников, вне зависимости от того, перешли они на новый формат, или пока нет.