Официальный франчайзи 1С

8 (800) 302-33-18 / +7 (499) 450-60-66

«1С:Фреш» — полный функционал 1С продуктов, экономя на своем сервере и обслуживающем персонале

Попробовать 14 дней бесплатно 1C:Fresh

1С ЭДО Инструкция по работе

 

Пошаговая инструкция по настройке электронного документооборота в 1С Бухгалтерия 8.3.

 

С развитием технологий все больше требуется ускорение обмена данными между физическими лицами, компаниями, государственными учреждениями. И если 50 лет назад доставка писем занимала больше недели, то теперь экспресс-доставка измеряется часами.

 

Однако, товарно-денежные отношения требуют еще больших скоростей. В свое время был введен в обиход отправку копий важных бумаг по факсу, однако, эти копии все-равно требовали получения оригиналов. Сейчас же появилась возможность отсылки удостоверенных цифровыми подписями актов по сети интернет.

 

Содержание

 

1. Преимущества документооборота через Интернет

2. Юридические тонкости

3. Формирование ЭП через 1С Подпись

4. Комплект копий для получения сертификата

5. Настройка электронного документооборота в 1С Бухгалтерия 8.3

6. Настройка подключения к ЭДО

7. Приглашение контрагента к обмену ЭД

8. Текущие дела и Архив ЭДО

9. Работа с входящими и исходящими ЭД

 

1. Преимущества документооборота через Интернет

 

 

Преимущества документооборота через Интернет

 

Такой документооборот имеет следующие преимущества:

 

1) Время между отправкой и получением бумаг при электронном обмене составляет минуты, тогда как при помощи почты или курьера – дни.

 

2) Не затрачивается время на вбивание входящих документов (ВД), вся информация уже есть в электронном виде — не надо забивать вручную,

 

3) Снижение ошибок при вводе, то есть данные из электронного документа сразу отразятся в системе

 

4) Снижается количество претензий со стороны налоговой

 

5) Экономия почтовых расходов и расходных материалов

 

6) Не требуется вести бумажный архив — акты хранятся в электронном виде

 

7) Отправка и получение непосредственно из 1С, не надо ничего перезагружать

 

8) Возможность выбора оператора связи

 

9) Нет платы за использование ЭДО у организаций, оформивших подписку ИТС

 

10) Наличие льготных пакетов отправок для версии ИТС ПРОФ — 100 и ИТС ТЕХНО – 50 пакетов.

 

Пакет — это счёт-фактура и два любых акта, например, акт или накладная. Также бесплатно предоставляются ВД и исходящие со второй подписью. Например, поставщик прислал подписанный акт и ждёт его подписанным со стороны предприятия обратно.

 

2. Юридические тонкости

 

С каждым контрагентом заключается Соглашение об обмене электронными документами (ОЭД).

 

Если оформляется отдельное соглашение, то компании могут обмениваться любыми электронными документами (ЭД). При заключении соглашения об ОЭД в форме дополнительного соглашения к определённому договору, обмениваться ЭД можно будет только в рамках этого договора. Срок действия соглашения об ОЭД может быть любым. Форма может быть как письменной, так и электронной.

 

В этом соглашении нужно указать:

 

  • какой вид электронной подписи будет использоваться;

 

  • порядок и последовательность подписи актов;

 

  • действия сторон в случаях непринятия ЭД, например, применение бумажных форм;

 

  • условия признания ЭД, подписанного квалифицированной электронной подписью.

 

63-ФЗ от 06.04.11 устанавливает возможность использования любого из 3х видов электронных подписей:

 

  • простая электронная подпись;

 

  • усиленная неквалифицированная электронная подпись;

 

  • усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП).

 

Однако Налоговый кодекс РФ (ст. 169) признаёт счета-фактуры, подписанные только УКЭП. Соответственно, всю документацию организации можно подписывать любой ЭП, и они будут приравнены к бумажным актам, подписанным собственноручной подписью. А те бумаги, которые подтверждают расходы или дают право вычеты по налогам, необходимо подписывать УКЭП.

 

Сформировать УКЭП поможет сервис 1С: Подпись.

 

3. Формирование ЭП через 1С Подпись

 

Этот сервис может понадобиться в 3х случаях:

 

  • предприятие планирует использовать ЭДО;

 

  • компания уже использует ЭДО и планирует дать право подписи дополнительному числу должностных лиц;

 

  • фирма планирует использовать онлайн-кассу и регистрировать ее в налоговых органах.

 

УКЭП можно сформировать при помощи данного сервиса сразу из 1С.

 

Для этого надо запустить программу, в левом меню нажать «Администрирование», выбрать раздел «Обмен электронными документами», проверить наличие «галочки» в строке «Электронные подписи».

 

Формирование ЭП через 1С Подпись

 

Здесь же кликнуть на подсвеченную строку «Настройки электронной подписи» и поставить «галочку» в строке «Включить сертификаты». Далее выбрать пункт «Заявление на выпуск сертификата». После этого откроется Мастер, в котором будет предложено заполнить информацию об организации.

 

Если в 1С карточка организации заполнена, то при выборе наименования, заполнятся остальные данные в Мастере. Далее надо заполнить поля о человеке, которому выдается право подписи. По умолчанию там будет руководитель компании. Однако, если нужно выдать сертификат на другого сотрудника, то надо заполнить информацию о нем.

 

Если выбирается сотрудник фирмы, то данные на него подтягиваются из справочника сотрудников. При этом, если отсутствует какая-то информация, то Мастер выдает ошибку, указывая что необходимо заполнить.

 

1С ЭДО Инструкция по работе

 

Внести или откорректировать информацию можно в соответствующем окне, нажав справа от строки «Владелец сертификата» значок листа бумаги.

 

Далее вносятся наименование должности и основания полномочий физического лица. Затем нужно выбрать обслуживающую организацию – это фирма-партнер 1С, с которой у предприятия заключен договор на обслуживание, внести ИНН, КПП и создать ключ электронной подписи и запрос на сертификат.

 

Обратите внимание, в Мастере против каждой строки стоит знак вопроса, нажатие на который раскрывает подсказку по данной строке.

 

1С ЭДО ИНСТРУКЦИЯ ПО РАБОТЕ

 

Так, при создании ключа, появляется подсказка о том, что если программа ЭЦП отсутствует, то нужно установить КриптПро CSP или VipNet CSP.

 

После создания ключа нажатием подсвеченной строки «Текст заявления» формируется заявление на выпуск нового квалифицированного сертификата (СКЭП). По кнопке «Отправить заявление» осуществляется одноименная операция.

 

4. Комплект копий для получения сертификата

 

Далее необходимо сформировать комплект документов и отправить в обслуживающую организацию, сюда входят само заявление и заверенные копии:

 

  • ИНН и ОГРН фирмы (если организация открылась после 2018 года, то вместо ОГРН прилагается лист выписки);

 

  • паспорта и СНИЛС представителя предприятия, указанного в заявлении;

 

  • акта, подтверждающего полномочия (устав, решение единственного участника, протокол собрания учредителей и т.п.).

 

4. Комплект копий для получения сертификата

 

Необходимо перед отправкой комплекта убедиться, что у предприятия заключен договор ИТС или оно имеет подключенные пакеты, например, СтартЭДО или 1С Подпись. В противном случае заявление будет сразу же отклонено. Выяснить эти детали можно у обслуживающей фирму организации – партнера 1С.

После получения комплекта обслуживающая организация отправит комплект на обработку. Через 30-40 минут можно обновить статус заявления и получить сертификат. После этого можно активировать 1С ЭДО.

 

5. Настройка электронного документооборота в 1С Бухгалтерия 8.3

 

В меню «Администрирование» в разделе «Обмен электронными документами» кликнуть на строку «Настройки ЭП и шифрования». Если ЭП оформлена через 1С, то настройка произойдет автоматически, в противном случае, если есть ЭП от Таском, например, нужно выбрать СКЗИ, которые установлены на компьютере.

 

Настройка электронного документооборота в 1С Бухгалтерия 8.3

 

Также их можно добавить через одноименную кнопку на вкладке Программы. Учтите, что если у вас не установлено соответствующее разрешение для работы с ЭП, программы предложить его установить – необходимо нажать кнопку «Установить расширение».

 

На вкладке Сертификаты через кнопку «Добавить» выбрать СКЭП, установленный на компьютере. Далее необходимо в строке «Пользователь» установить конкретное должностное лицо. Однако, если пользователей предполагается несколько, то строки остаются пустыми. Затем вводится пароль от контейнера-ключа, где хранится ЭП, устанавливается «галочка» против строки «Запомнить пароль», чтобы не вводить его каждый раз при обмене. Соответственно, если требуется большая защита от несанкционированного использования, то «галочка» не ставится.

 

После того как сертификат добавлен закрыть окно. И в том же разделе «Обмен электронными документами» выбрать «Обмен с контрагентами».

 

6. Настройка подключения к ЭДО

 

Раскрыть подраздел «Обмен с контрагентами», поставить «галочки» «Сервисы ЭДО», «Создавать контрагентов автоматически».

 

Настройка подключения к ЭДО

 

Кликнуть на «Учетные записи ЭДО» для настройки профилей организации для ОЭД.

 

Настройка подключения к ЭДО

 

В открывшемся окне создать профиль подключения к сервису:

 

  • 1С ЭДО (здесь можно выбрать операторов);

 

  • 1С Таском;

 

  • блок настройки прямого обмена с контрагентами без настройки оператора связи.

 

Обратите внимание: если планируется обмен счетами-фактурами или другими подобными документами, то настройка операторов связи обязательна (согласно требований налоговых органов).

 

Через открывшийся «Помощник подключения к ЭДО» указать необходимые данные и получить уникальный идентификатор участника обмена ЭДО. Это займет от 1 до 5 минут.

 

Далее нужно проставить «галочки» против нужных форм, а также записать текст приглашения.

 

Текст приглашения будет использоваться при последующем приглашении любого контрагента к ОЭД. Например, можно использовать такое приглашение:

 

«Здравствуйте, АО «Торговый дом «Альмира» приглашает присоединиться к обмену ЭД, что позволит сократить время обмена важной документацией до нескольких секунд.

 

Наша организация использует сервис « 1С ЭДО»… (здесь можно указать программный продукт, конфигурацию и другую необходимую информацию)…

 

Для ОЭД с нашим АО «Торговый дом «Альмира» примите данное приглашение.»

 

Нажать кнопки «Записать» и «Закрыть».

 

Затем будет предложено программой пригласить первого контрагента, здесь нужно кликнуть «да» или «Нет».

 

На этом настройки подключения к ЭДО завершены. Можно приглашать контрагентов к ОЭД.

 

7. Приглашение контрагента к обмену ЭД

 

В меню «Администрирование» в разделе «Обмен электронными документами» выбрать «Настройки ЭДО». Через кнопку «Создать» откроется окно «Настройки отправки документов», в котором необходимо указать наименование нашего предприятия и контрагента, заполняются строки с учётной записью. Обратите внимание: договор указывается только в том случае, если ОЭД совершается исключительно в рамках данного договора. В противном случае договор не указывается.

 

Приглашение контрагента к обмену ЭД

 

Через кнопку «ЭДО» выбираем «Сформировать соглашение по шаблону», если ранее соглашение сформировано еще не было, и заполняем необходимые данные и сведения об ЭП. Затем отправить приглашение, указав электронную почту покупателя и текст приглашения.

 

Нужно чтобы на почту пришло приглашение к ОЭД, а другая сторона должна принять его в своей системе.

 

На вкладке «Настройки получения» можно отметить как будут приниматься ЭД: автоматически или вручную, только от покупателей или поставщиков.

 

Затем отправлять ЭД можно из самой формы. Для этого нужно по кнопке «ЭДО» выбрать отправить электронный документ.

 

1С ЭДО Инструкция по работе

 

Данное приглашение будет отражено в сервисе «Текущие дела ЭДО» в соответствующих разделах.

 

8. Текущие дела и Архив ЭДО

 

Все отправленные и полученные приглашения хранятся в сервисе «Текущие дела ЭДО» в разделах «Продажа» и «Покупка», а также в меню «Администрирование» находится «Архив ЭДО».

 

При клике на сервис «Текущие дела ЭДО» открывается окно, состоящее из двух частей. В левой части отражены папки с входящими и исходящими документами, а также с ЭД, требующими совершения с ними определенных операций:

 

  • сопоставить,

 

  • ознакомиться,

 

  • отправить,

 

  • распаковать.

 

Здесь же есть папка для документов, содержащих ошибки.

 

1С ЭДО Инструкция по работе

 

Последний блок – это приглашения, которые автоматически подразделяются на папки:

 

  • требуется пригласить,

 

  • ждем согласия,

 

  • требуется согласие,

 

  • ознакомиться.

 

Во входящих и исходящих папках есть папки с одинаковыми процессами: подписать, исправить, аннулировать, на контроле. Во входящих есть дополнительные папки: отразить в учете и утвердить, а в исходящих есть папка: создать.

 

Соответственно, представленными папками и обозначены все операции с ЭД в системе.

 

Кнопка «Отправить и получить» активирует одноименную операцию с ЭД.

 

Внизу формы представлены кликабельные строки для выбора операций с ЭД: общее состояние ЭДО, настройки ЭДО, архив ЭДО и т.д.

 

Также все ЭД отражаются в Архиве ЭДО, перейти к которому можно как из окна «Текущие дела ЭДО» (подсвеченная строка ниже табличной части), так и из меню «Администрирование». Здесь также расположены входящие и исходящие ЭД, отмечены состояние ЭДО и последние изменения. На вкладках «Нераспакованные пакеты», «Неотправленные пакеты», «Все пакеты» и «Приглашения» отражена информация об одноименных ЭД.

 

9. Работа с входящими и исходящими ЭД

 

При клике в левой части на папку «Исходящие» в правой части отображаются данные акта, выделив который, можно через кнопку вверху формы «Подписать и отправить» совершить указанные действия. Здесь же есть возможность сменить ответственное лицо через одноименную кнопку.

 

Аналогичным образом, при выделении соответствующей папки в левой части, в правой будет появляться таблица с определенными, свойственными актам из выбранной папки, параметрами. Сверху появятся кнопки действия с этими ЭД.

 

Так, при выделении папки «Входящие» в правой части появится таблица с основной информацией о документе, а кнопка вверху позволит их утвердить, подписать и отправить.

 

Работа с входящими и исходящими ЭД

 

Проверив входящий документ его можно отклонить через одноименную кнопку (она может быть «спрятана» в кнопке «Еще»). При отклонении открывается окно в котором необходимо прописать причины отклонений.

 

Учитывать нужно и тот момент, что как только входящий акт загружен, он автоматически формируется как документ учета в базе хозяйствующего субъекта, его получившего. Перейти к нему можно прямо из этого акта через «Перейти к документам учета», при переходе он проводится в базе.

 

Зеленый колокольчик справа вверху показывает уведомления об успешной (неуспешной) отправке/получении ЭД.

 

В статье рассмотрены основные шаги по настройке электронного документооборота, начиная с установки сертификата квалифицированной подписи и заканчивая базовой информацией по отправке и приему ЭД.

 

Действительно, использование сервиса 1С ЭДО позволяет значительно сократить время отправки и получения юридически значимых бумаг, а также упростить их учет и хранение на предприятии.

 

При первом походе к настройкам все кажется достаточно сложным, однако, впоследствии «упрощение» отсылки и приемки больших объемов информации в короткие сроки сторицей окупает первые сложности. Мало того, при возникновении любых вопросов пользователь может обратиться к своей обслуживающей организации для получения разъяснений. А инструкция, представленная в настоящей статье поможет пошагово пройти весь путь по настройке.

 

Получите на почту прайс-лист с ценами и тарифами 1С:Облако и 1С:Фреш

Попробовать 1С Облако