Официальный франчайзи 1С

8 (800) 302-33-18 / +7 (499) 450-60-66

«1С:Фреш» — полный функционал 1С продуктов, экономя на своем сервере и обслуживающем персонале

Попробовать 14 дней бесплатно 1C:Fresh

Как добавить пользователя в 1С Бухгалтерия 8.3?

 

В наших статьях раскрывалась тема настройки прав пользователей с целью исключения несанкционированной корректировки данных. Также такое разграничение помогает отражать абоненту в интерфейсе только необходимые элементы, без отвлечения внимания.

 

Однако, чтобы настроить права, необходимо для начала добавить самих абонентов. О том, как это сделать, расскажем в данной статье.

 

Содержание

 

1. Процесс добавления пользователя в программу

2. Процесс добавления

3. Хранение и изменение информации

4. Зачем настраивать пользователей в системе?

5. Варианты пользователей и прав доступа в 1С

6. Группа пользователей

7. Ограничения на уровне записей

 

1. Процесс добавления пользователя в программу

 

Теоретически в программе 1С бухгалтерия 8.3 можно работать и без назначения пользователя. Однако, в системе существуют регламентные операции, которые может выполнять только абонент с полными правами. Следовательно, возможна ситуация, когда программа 1С не сможет выполнить определенные регламентные процедуры. Из этого можно сделать вывод, что для корректной работы с 1С необходимо назначать пользователя и наделять его правами администратора.

 

Прежде чем приступить к добавлению, следует определить кому и какие права впоследствии будут назначены. Кто будет обладать полными правами администратора, а у кого будут стоять ограничения.

 

Начинать добавление абонента в систему стоит с того сотрудника, которому планируется предоставить полный доступ.

 

Как добавить пользователя в 1С Бухгалтерия 8.3?

 

Далее следует в левом меню «Администрирование» выбрать в разделе «Настройки программы» подраздел «Настройки пользователей и прав». Кликнуть на подраздел и затем пройти по гиперссылке «Пользователи».

 

Как добавить пользователя в 1С Бухгалтерия 8.3?

 

Обратите внимание, чуть ниже можно поставить «галочку» против «Отображать автора документа». В этом случае можно будет в поле «Ответственный» видеть юзера, создавшего документ.

После клика на «Пользователи» откроется окно, в котором есть возможность по кнопке «Создать» добавить работника, а по кнопке «Права доступа» наделить его определенными правами или скорректировать их. Здесь же отображаются все добавленные сотрудники. По клику на каждого из них можно изменить и/или дополнить введенные данные.

Рассмотрим ситуацию добавления первого пользователя в программу.

 

2. Процесс добавления

 

Для этого следует нажать кнопку «Создать». Откроется окно с полями для ввода данных.

 

Как добавить пользователя в 1С Бухгалтерия 8.3?

 

В поле «Полное имя» ввести фамилию, имя, отчество сотрудника или статус, например, Администратор, Главный бухгалтер, Менеджер и т.п. Введенные данные в сокращенном варианте отразятся в поле Имя (для входа). Если вы ввели ФИО сотрудника в поле «Полное имя», то во втором поле отобразится фамилия и инициалы, к которым можно добавить статус.

 

Процесс добавления

 

В списке пользователей будет отображаться информация из поля «Полное имя».

 

Обратите внимание, если впоследствии этот работник не будет работать в программе, то рекомендуется проставить «галочку» «Недействителен». В этом случае он будет скрыт из всех списков при подборе в документах и других местах системы.

 

В полях «Физическое лицо» и «Подразделение» через стрелочку справа выбрать работника и подразделение, к которому он относится. Если вводится первый пользователь, то заполнить справочник «Физические лица».

 

Проставляется «галочка» против «Вход в программу разрешен». В табличной части на вкладке «Главное» проставляется «галочка» против «Аутентификация 1С: Предприятия». Здесь же можно задать пароль, нажав клавишу «Установить пароль».

 

Процесс добавления

 

Ввести новый пароль, подтверждение и завершить операцию клавишей «Установить пароль».

 

Требования к длине и сложности пароля задаются отдельно в параметрах информационной базы в конфигураторе меню «Администрирование».

 

При выборе пароля на вкладке «Главное» можно поставить пароль при входе, запретить изменять его соответствующими «галочками».

 

Далее отметить «Показывать в списке выбора».

 

Если предполагается иная аутентификация, то проставить соответственно «галочку» по протоколу OpenID или операционной системы.

 

На вкладке «Адреса и телефоны» ввести контактные данные работника. На вкладке «Комментарий» записать иную дополнительную информацию.

 

После заполнения всех необходимых полей нажать «Записать», а затем «Права доступа». В открывшейся форме выбрать какие права предоставляются. Допустим, Администратор. Проставить «галочку» против этой категории и нажать клавишу «Записать».

 

В форме добавления пользователя есть гиперссылка «Настройки». Нажав на нее можно увидеть какой интерфейс и возможности есть у сотрудника с выданными правами, и скорректировать настройки.

 

Процесс добавления

 

После того, как все поля заполнены, права установлены нажать кнопку «Записать и закрыть».

 

3. Хранение и изменение информации

 

Теперь в окне «Пользователи» будут видны все активные абоненты программы. Если внизу проставить «галочку» «Показывать недействительных пользователей», то будут видны все сотрудники, которые вводились в программу в течение всего времени работы с 1С.

 

Хранение и изменение информации

 

Информацию о самом юзере можно менять дважды кликнув на него в списке. Если требуется запретить доступ к программе, то следует убрать галочку «Вход в программу разрешен».

 

Для изменения прав можно не «проваливаться» внутрь данных о работнике. Достаточно выделить в списке нужного сотрудника и нажать кнопку «Права доступа».

 

Если требуется ввести нового пользователя с правами как у существующего, то можно нажать кнопку «Создать новый элемент копированием предыдущего». В этом случае придется просто скорректировать соответствующие данные, а остальные оставить без изменений.

 

Еще одна интересная кнопка «Начать обсуждение с пользователем, нажав на которую можно перейти к диалогу с этим сотрудником.

 

Проверить существующую информацию об абонентах можно через кнопку «Еще» в списке пользователей.

 

Хранение и изменение информации

 

В выпадающем списке следует выбрать «Сведения о пользователях», затем нажать клавишу «Сформировать».

 

Откроется табличная форма, содержащая необходимую информацию.

 

Хранение и изменение информации

 

Через клавишу «Настройки» можно задать необходимые фильтры. Документ можно сохранить, распечатать, отправить по почте.

 

Встает вопрос, а какое количество пользователей может быть в программе? Ограничений по списку нет. Однако, следует учитывать версию, которой пользуется предприятие. На базовой версии существует ограничение по одновременной работе сотрудников в программе – только один. В версии ПРОФ таких условий нет.

 

4. Зачем настраивать пользователей в системе?

 

Для чего нужны настройки юзеров в системе 1С? Не проще ли ввести одного пользователя, и всем заходить под его данными? Вероятно, проще. Однако настройки пользователей и прав однозначно необходимы.

 

Например, для того, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда в учетной политике вдруг каким-то непостижимым образом изменились данные. При этом, если в системе пользователи с их правами будут настроены, то не всякий человек будет иметь возможность изменять положения учетной политики. И даже если это случилось, в системе можно будет увидеть кто и когда внёс изменения.

 

Также это необходимо для того, чтобы дать полный доступ, например, только одному человеку.

 

Зачем настраивать пользователей в системе?

 

Или дать доступ только на просмотр, чтобы работник мог просматривать информацию в системе, но не мог носить в неё изменения. Такие полномочия бывают нужны при предоставлении доступа к программе проверяющим и контролирующим органам.

 

5. Варианты пользователей и прав доступа в 1С

 

Самый первый вариант, у которого нет никаких ограничений и предоставлен полный доступ к базе — это администратор. Его лучше назначать для программистов и технических специалистов которые будут обслуживать нашу программу. Постоянно находиться в базе под именем Администратора смысла нет. Мало того, это позволяет разграничивать тех, кто вносил какие-либо изменения в программу при, например, выяснении вопросов о какой-то некорректной операции в самой программе. То есть будет известно, изменения вносились техническими специалистами или пользователями — сотрудниками организации.

 

Далее абонент Главбух или главный бухгалтер. Он обладает не меньшими правами, но при этом всегда можно выделить конкретного сотрудника, которому назначена роль, и увидеть все изменения, вносимые им.

 

Следующая роль — это бухгалтер, или помощник главного бухгалтера, или другие варианты. Это сотрудники, у которых появляется ряд ограничений. Они не могут вносить изменения в учетную политику, в счета учета, в номенклатуру. Юзеры с этой ролью не смогут:

 

  • удалять объекты, помеченные на удаление,
  • менять дату запрета изменения
  • и редактировать списки пользователей.

 

И ещё одна роль — это проверяющий у которого нет прав на изменение информации. Однако есть полный доступ к просмотру всей информации.

 

В форме настройки прав есть клавиша «Отчет по правам доступа». При нажатии на нее откроются сведения о возможностях и ограничениях по работе в программе у выбранного сотрудника.

 

Как добавить пользователя в 1С Бухгалтерия 8.3?

 

Через кнопке «Еще» — «Файл» — «Печать» отчет можно вывести на печать.

 

6. Группа пользователей

 

В системе можно настроить и создать не только конкретного юзера, но и распределить права доступа по группам. Для этого необходимо продумать какие группы нужны предприятию, например, это может быть деление по должностям и уровням доступа. Допустим:

 

  • Бухгалтеры,
  • Сотрудники отдела продаж,
  • Маркетологи,
  • Программисты

 

и так далее.

 

В меню «Администрирование» выбрать «Настройки пользователей и прав». Здесь можно проставить «галку» против «Ограничивать доступ на уровне записей. Эта настройка позволит максимально гибко настраивать права доступа к справочникам и другим элементам программы.

 

По клику на гиперссылку «Профили групп» настраиваются группы пользователей.

 

Группа пользователей

 

Одновременно абонент может находиться в нескольких группах. Соответственно, для каждой группы будут прописаны свои правила и юзер будет иметь все права, установленные для определенной группы. Права прописываются на вкладке описание. Роль и соответственно могут быть как базовыми, то есть только для чтения и просмотра документов, так и специальными, когда пользователь может редактировать документы.

 

Группа пользователей

 

По кнопке «Записать и закрыть» группа доступа с определенными настройками будет создана.

 

Предположим, что необходимо внести изменения, например, добавить роль к какому-либо профилю. Например, позволить топ-менеджерам по продажам просматривать чеки коррекции.

 

Как добавить пользователя в 1С Бухгалтерия 8.3?

 

Создавать роли заново достаточно трудоемкая операция. Проще скопировать профиль менеджеров по продажам и добавить роль в скопированный вариант.

 

Группа пользователей

 

После чего сохранить его под другим именем, допустим, «Ведущий менеджер по продажам», нажав на клавишу «Записать и закрыть».

 

7. Ограничения на уровне записей

 

Выше упоминалась настройка ограничения доступа на уровне записей. Рассмотрим ее подробнее. Через меню «Администрирование» следует войти в «Настройки пользователей и прав». Там поставить «галочку» против «Ограничивать доступ на уровне пользователей». Система выдаст предупреждение о том, что данный функционал может замедлить работу. Следует с этим согласиться.

 

Допустим, требуется поставить ограничение по абоненту группы «Менеджер по продажам». Следует зайти в Профили групп доступа, выбрать группу «Менеджер по продажам».

 

Ограничения на уровне записей

 

На вкладке «Ограничения доступа» установить вид – «Организации», значения – «Все запрещены, исключения назначаются в группах доступа. Клавишей «Записать и закрыть» сохранить изменения.

 

Далее перейти в «Настройки пользователей и прав» по гиперссылке «Пользователи». Выбрать нужного сотрудника и открыть его права доступа. Справа появятся 2 поля: с имеющимися настройками и с разрешенными значениями по виду «Организация».

 

Ограничения на уровне записей

 

В этом поле через кнопку «Добавить» следует выбрать организацию, в которой может работать данный менеджер по продажам. По кнопке «Записать и закрыть» следует сохранить изменения.

 

Таким образом, сама процедура добавления пользователя в 1С: Бухгалтерия 8.3 не представляет особой сложности. Осуществляется она сразу, как только установлена система на предприятии. По мере надобности добавляются новые абоненты с настроенными определенным образом правами.

 

Нюансы возникают именно при разграничении прав, как персонализированных, так и внутри групп. В таком случае можно порекомендовать тщательно подготовиться к разграничению полномочий работников еще до ввода данных в программу. Продумать кому и какие права в вашей организации могут быть выданы, проанализировать возможные последствия. Возможно, проконсультироваться с сотрудниками 1С и партнерами.

 

 

Получите на почту прайс-лист с ценами и тарифами 1С:Облако и 1С:Фреш

Попробовать 1С Облако