Официальный франчайзи 1С

8 (800) 302-33-18 / +7 (499) 450-60-66

«1С:Фреш» — полный функционал 1С продуктов, экономя на своем сервере и обслуживающем персонале

Попробовать 14 дней бесплатно 1C:Fresh

Как оформить командировку в 1С Бухгалтерия 8.3?

 

Прежде чем оформить командировку в 1С 8.3 Бухгалтерия, необходимо четко обозначить процесс направления одного или нескольких сотрудников предприятия в другой населенный пункт и принципы учета связанных с этим расходов.

 

Содержание

 

  1. Расходы на командирование сотрудников
  2. Этапы оформления
  3. Учет в программе приобретения билетов
  4. Процесс передачи работнику билетов на проезд
  5. Учет талонов ГСМ, выдаваемых командированным сотрудникам
  6. Оформление РКО на выдачу аванса
  7. Представление в 1С: Бухгалтерия 8.3 авансового отчета по командировке
  8. Перерасход по суточным – оформление в 1С
  9. Алгоритм оформления среднего заработка в 1С
  10. Ввод нового вида в справочнике
  11. Оформление среднего заработка командированному сотруднику в 1С

 

Необходимость в командировании определяет руководитель организации. Цели командировок могут быть различные: участие в выставках и других мероприятиях, заключение коммерческих договоров, переговоры и предварительные договоренности с руководством других фирм и др.

 

Для того, чтобы компания могло учесть траты на деловые поездки своих работников при расчете налога на прибыль, необходимо грамотное документирование и учет всех действий, связанных с поездками.

 

1. Расходы на командирование сотрудников

 

Командирование работников осуществляется согласно положениям ТК РФ и другими законодательными нормами. В те дни, когда сотрудник находится в отъезде, за ним сохраняется рабочее место и выплачивается средний заработок.

 

Оформляется поездка Приказом – в 1С: Бухгалтерия 8.3 такая форма не предусмотрена. Поэтому оформлять Приказ необходимо при помощи утвержденных в компании форм.

 

Расходы на командирование сотрудников

 

Командированному выплачиваются суточные, возмещаются расходы на проживание и транспорт, а также иные траты, связанные с поездкой.

 

Из этого следует вывод, что регламента по перечню подобных расходов не существует. Как нет и жесткого ограничения в размере выдаваемых суточных. Единственный нюанс – с суточных не нужно платить налог на доходы физических лиц только в пределах следующих сумм:

  • не более 700 руб. при поездках на территории России;
  • не более 2500 руб. при нахождении за рубежом.

Перечень трат, связанных с поездкой и возмещаемых фирмой, размер суточных должны быть закреплены во внутренних локальных актах. Поэтому при разработке Положений об оплате труда и иных регламентных актов, необходимо тщательная проработка всех расчетов.

 

2. Этапы оформления

 

Чтобы избежать путаницы в учете командировочных расходов в программе 1С: Бухгалтерия 8.3, необходимо четко понимать сам процесс и последовательность шагов направления служащего в деловую поездку.

 

Этапы оформления

 

Оформление данного процесса в программе проходит в несколько этапов:

 

  • приобретение и передача командируемому билетов или талонов на бензин;
  • заполнение расходного кассового ордера при выдаче аванса;
  • предоставление авансового отчета по возвращении обратно;
  • начисление необходимых налогов и взносов при выплате суточных сверх установленных в целях налогообложения сумм;
  • учет среднего заработка служащего компании на время командировки.
  •  

Каждый из этапов имеет свои нюансы и будут рассмотрены в соответствующих разделах статьи.

 

3. Учет в программе приобретения билетов

 

Чаще всего для поездки командировочных используется наземный или воздушный транспорт. На многих предприятиях покупкой билетов занимается секретарь или офис-менеджер. Организация приобретает билеты заранее, соответственно, в бухгалтерском учете должно быть отражено поступление денежных документов. То, что не все предприятия это делают, проблема этих фирм.

 

В рассматриваемой программе применяются виды денежных документов, представленные на рисунке.

 

Учет в программе приобретения билетов

 

Чтобы отразить поступление билетов, следует выбрать в левом меню «Банк и Касса» — раздел «Поступление денежных документов». Затем нажать на кнопку «Создать» и в поле «Вид операции» отметить «Поступление от поставщика», указать счет учета и входящие дату и номер документа.

 

После заполнения данных полей надо перейти на вкладку «От кого» и выбрать поставщика билетов, отметить номер и дату заключенного договора с ним и указать счет расчетов, применяемый в конкретной организации. В зависимости от деятельности и приобретаемых денежных документов применяют счета 20.01, 44.01, 26 и 01.01. Могут использоваться и другие счета.

 

Как оформить командировку в 1С Бухгалтерия 8.3

 

В другой вкладке «Денежные документы» через кнопку «Добавить» делается выбор из Номенклатуры денежных документов. Если в справочнике не предусмотрен такой вид документа, создается новый через кнопку «Создать».

 

В строке с выбранными позициями вводится количество и стоимость. Форма проводится, распечатывается приходный ордер.

 

В результате этого в кассе предприятия появляются и хранятся до выдачи на руки командируемому проездных квитанций.

 

4. Процесс передачи работнику билетов на проезд

 

По аналогии с вышеописанным способом выбирается в меню «Банк и касса» раздел «Выдача денежных документов», где кнопка «Создать» открывает окно выдачи конкретных документов определенному сотруднику.

 

Среди представленных в программе видов операций выбирается «Выдача подотчетному лицу». Затем, на вкладке «Кому» осуществляется выбор лица, которому выдаются проездные талоны под отчет.  После заполнения необходимых полей осуществляется переход во вкладку «Денежные документы», где по кнопке «Добавить» в Номенклатуре выбираются нужные билеты.

 

Процесс передачи работнику билетов на проезд

 

При осуществлении этой операции отдельно в документе НДС не отображается. Учет данного налога происходит в момент оформления Авансового отчета. В любом случае, необходимо заранее проверять, чтобы в маршрут-квитанциях НДС был выделен в отдельной строке, как того требует законодательство.

 

По окончании оформления формы, осуществляется распечатка приходного ордера, и операция проводится с помощью одноименной кнопки.

 

Встречаются ситуации, когда в установленной версии 1С: Бухгалтерия отсутствует раздел «Документы». В этом случае в меню «Банк и касса» разделе Настройки нажать «Банк и касса». После этого в окне «Функциональность программы» поставить галочку напротив строки «Денежные документы».

 

Вместе с тем стоит заострить внимание еще на одном нюансе. Если предприятие выдает сотруднику денежные средства, а билеты он покупает самостоятельно, оформлять описанную операцию не нужно. Эти расходы будут учтены в момент оформления Авансового отчета.

 

5. Учет талонов ГСМ, выдаваемых командированным сотрудникам

 

Все чаще на предприятиях для командировки применяются автомобили, как принадлежащие организации, так и арендуемые у самих работников. В целях упрощения взаимодействия с поставщиками ГСМ предприятия заключают договоры на поставку топлива. И получают в качестве формы оплаты ГСМ талоны.

 

Для того, чтобы талоны ГСМ были учтены в качестве денежных документов, необходимо соблюдение двух условий:

  • наличие действующего договора на поставку нефтепродуктов;
  • переход права собственности на ГСМ от поставщика к предприятию должен происходить в момент заправки.

 

В 1С: Бухгалтерия 8.3 учет талонов осуществляется по аналогии с учетом билетов на проезд.

 

При поступлении талонов происходит отражение операции в форме «Поступление денежных документов». Поля формы заполняются по тому же принципу, что и учет билетов.

 

Отличие состоит в том, что из справочника по кнопке «Добавить» выбирается вид документа «Талоны на ГСМ», далее также указывается сумма и количество талонов, приобретенных предприятием.

 

Учет талонов ГСМ, выдаваемых командированным сотрудникам

 

После этого осуществляется проведение и распечатка с помощью кнопок «Провести» и «Приходный ордер».

 

Процесс передачи талонов командированному сотруднику оформляется при помощи формы «Выдача денежных документов». Все поля заполняются по аналогии с оформлением передачи билетов, только выбирается вид «Талоны на ГСМ».

 

Выделение НДС из стоимости талонов производится только при оформлении Авансового отчета.

 

6. Оформление РКО на выдачу аванса

 

Командированному работнику обязаны выдать аванс на оплату проживания и иные расходы. Бухгалтер определяет необходимую сумму аванса, опираясь на стоимость гостиничных номеров в городе, куда направляется сотрудник. Также учитывается размер суточных и суммы других предполагаемых трат. Рассчитанную сумму бухгалтер может выдать наличными из кассы или перевести на банковскую карту. Рассмотрим первый вариант.

 

Выдача аванса в 1С: Бухгалтерия 8.3 отражается расходным кассовым ордером.

 

Как и при отражении других операций, связанных с деньгами, работа будет происходить через меню «Банк и касса», где выбирается раздел «Кассовые документы». В появившемся окне будут отражены все документы: и приходные, и расходные. По кнопке «Выдача» открывается форма непосредственно РКО.

 

Тут указывается кто является получателем – это физическое лицо, сотрудник предприятия, который направляется в деловую поездку. Также осуществляется выбор счета учета и вид операции: «Выдача подотчетному лицу».

 

Оформление РКО на выдачу аванса

 

Затем указывается сумма и статья расходов. Форма записывается и РКО распечатывается. В бумажном экземпляре получатель ставит свою подпись и прописью указывает размер полученных средств, подтверждая этим получение аванса.

 

В связи с тем, что законом не запрещено перечисление сумм командировочных расходов на банковскую карту сотруднику, в 1С: Бухгалтерия 8.3 реализована возможность и такой передачи.

 

Аналогично действиям, описанным выше, в меню «Банк и касса» выбирается раздел «Банковские выписки», где по кнопке «Списание» открывается форма списания.

 

Также, как и с оформлением РКО в этой форме заполняются поля:

 

  • вид операции,
  • счет учета,
  • получатель,
  • сумма,
  • статья расходов

 

Оформление РКО на выдачу аванса

 

В поле «Вид операции» необходимо указать «Перечисление подотчетному лицу», в статье расходов — соответствующую статью, принятую на предприятии, например, «Выдача денежных средств подотчет». Нажатием кнопок «Записать» и «Провести» осуществляется проводка операции.

 

Обратите внимание: во всех рассматриваемых формах существует кнопка «ДтКт». При нажатии на эту кнопку открываются бухгалтерские проводки по проведенной операции. Так можно сразу проверить корректность оформления движения денежных средств.

 

Если обнаружены некорректные проводки, то следует еще раз проверить введенную информацию. В случае не обнаружения ошибок, обратитесь к специалисту 1С. Он сможет выявить неполадки и поможет грамотно оформить все операции.

 

7. Представление в 1С: Бухгалтерия 8.3 авансового отчета по командировке

 

В течение трех дней или иного срока, установленного актами организации, после возвращения сотрудника из деловой поездки формируется Авансовый отчет по командировке на основании представленных им документов:

 

  1. Билеты (маршрут-квитанция электронного авиабилета и посадочный талон или купон электронного железнодорожного билета) или путевые листы (иные отчеты о расходе топлива) при передвижении на автомобиле.
  2. Квитанции, счета-фактуры, иные документы об оплате жилья.
  3. Акты о других расходах, предусмотренных целью командировки.

 

Для оформления данной операции в меню «Банк и касса» выбирается раздел «Касса» и в нем «Авансовый отчет». Через кнопку «Создать» выбирается «Авансовый отчет по командировке».

 

В форме заполняется шапка:

 

  • номер и дата;
  • организация;
  • сотрудник;
  • период командировки.

 

В строке Аванс при клике на сумму выбирается документ о выдаче аванса командированному сотруднику, например, расходный кассовый ордер.

 

Суточные рассчитываются автоматически. Изменение размера суточных производится нажатием на сумму. Откроется окошко, в котором кнопкой «Добавить» можно выбрать страну командировки и изменить сумму суточных, если внутренними документами организации установлены другие размеры.

 

Представление в 1С: Бухгалтерия 8.3 авансового отчета по командировке

 

Далее в таблице рассматриваемой формы с помощью кнопки «Добавить» указываются представленные работником документы, принятые к учету. Выделенные отдельной строкой в представленных документах суммы входного НДС также необходимо проставлять в таблице изучаемой отчетной формы.

 

Представление в 1С: Бухгалтерия 8.3 авансового отчета по командировке

 

После ввода всех документов проверяется информация под таблицей. Там указаны суммы выданных авансов за минусом принятых к учету суточных и расходов. В итоге обозначаются суммы перерасхода или остатка денежных средств у командированного лица.

 

Печать документа возможна после его проведения через кнопку «Печать». Кнопка «Создать на основании» позволяет сразу выписать кассовый документ о возврате остатка от подотчетного лица или компенсации оставшихся расходов.

 

8. Перерасход по суточным – оформление в 1С

 

На предприятии внутренними локальными актами могут быть приняты повышенные размеры суточных, в отличие от тех, что установлены законодательством в отношении налога на доходы физических лиц. С сумм, превышающих установленный лимит, необходимо платить НДФЛ и страховые взносы. Чтобы не совершить ошибку и не заплатить излишних сумм или недоплатить взносы, необходимо сразу рассчитывать налоги и взносы и вводить их в программу.

 

Учет суточных свыше установленных норм в 1С проводится с помощью операции по начислению заработной платы. Необходимо в меню «Зарплата и кадры» выбрать раздел «Зарплата»-«Все начисления». Через кнопку «Создать» выбрать «Начисление зарплаты».

 

В форме надо заполнить необходимые поля, касаемые наименования предприятия, его подразделений. Проставляется месяц, за которой производятся начисления. В таблице с помощью кнопки «Добавить» выбрать сотрудника. Нажатием на кнопку «Начислить» выбрать вид начисления или создать новое под названием «Суточные сверх нормы». Здесь же ввести сумму суточных, превышающих установленный в целях НДФЛ, норматив и нажать кнопку ОК.

 

Представление в 1С: Бухгалтерия 8.3 авансового отчета по командировке

 

В табличной части документа будут отражены суммы суточных и начисленных с них НДФЛ и страховых взносов. Корректность проводок можно проверить через кнопку «ДтКт». Далее документ проводится и закрывается через одноименную кнопку.

 

9. Алгоритм оформления среднего заработка в 1С

 

На весь период, пока работник находится в деловой поездке, за ним сохраняется средний заработок. Алгоритм начисления среднего заработка командированному работнику в 1С: Бухгалтерия 8.3 следующий:

 

  1. Настроить новый вид начисления.
  2. Рассчитать сумму оплаты среднего заработка за весь период поездки.
  3. Оформить начисление в программе.
  4. Определить размер зарплаты за отработанный период времени в месяце, когда сотрудник был в командировке. 

 

Соответственно, при оформлении заработной платы сотруднику за месяц отдельной строкой будут выделены обычные начисления по количеству отработанных дней/часов. Отдельной строкой будет начисляться средний заработок за командировочные дни.

 

Для того, чтобы начислить среднюю зарплату за все дни, что сотрудник провел в командировке, необходимо в программе Бухгалтерия 8.3 проверить, есть ли в справочнике такой вид начисления.

 

В меню выбрать «Зарплата и кадры», затем раздел «Справочники и Настройки», там нажать на «Настройки зарплаты», затем «Расчет зарплаты» и «Начисления».

 

Представление в 1С: Бухгалтерия 8.3 авансового отчета по командировке

 

10. Ввод нового вида в справочнике

 

В наименовании можно указать «Оплата за период нахождения в командировке» или «Оплата за время командировки». Можно и другим образом, главное, чтобы это было понятно вам и проверяющим, в случае возникновения каких-либо вопросов.

 

Далее присваивается уникальный код и заполняются все поля. Код предприятие устанавливает свой, в том порядке, который принят в организации. Этот код нужен для более быстрого поиска необходимого вида начислений.

 

В связи с тем, что этот вид начисления является вознаграждением за труд, то с него в обязательном порядке начисляются и уплачиваются:

 

  • НДФЛ;
  • страховые взносы в Пенсионный Фонд и ФОМС.

 

Помимо указанных взносов и налога, данный вид начислений включается в фонд оплаты труда, уменьшая налогооблагаемую базу на прибыль предприятий.

 

Учитывая эти моменты, обязательно нужно отметить в полях:

 

  • НДФЛ – поставить маркер в строку «облагается» и установить код 2000 (оплата труда);
  • страховые взносы – отметить строку «доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
  • налог на прибыль – поставить галочку по строке «учитывается в расходах на оплату труда»

 

Ввод нового вида в справочнике

 

Для предприятий, работающих в условиях Крайнего Севера и приравненных к нему территориях, ставится галочка напротив строки «Входит в состав базовых начислений для расчета начислений «Районный коэффициент» и «Северная надбавка».

 

Это необходимо для того, чтобы при расчетах учитывались все повышающие коэффициенты, установленные в данном регионе. После заполнения всех необходимых полей нажать на кнопку «Записать и закрыть».

 

11. Оформление среднего заработка командированному сотруднику в 1С

 

Теперь нужно перейти в меню «Зарплата и кадры», выбрать раздел «Зарплата», затем «Все начисления». В открывшемся окне нажатием кнопки «Создать» и выбором подменю «Начисление зарплаты» откроется соответствующий документ. В нем заполняются месяц и год, наименование организации, подразделения. Ниже, в табличной части выбирается командированный сотрудник.

 

Обратите внимание, при начислении основной заработной платы меняется количество дней и часов, т.к. минусуются дни командировки. Расчет среднего заработка за дни в командировке бухгалтер осуществляет самостоятельно и добавляет их вручную.

 

Для этого нужно нажать кнопку «Начислить» и в выпадающих видах начисления выбрать тот, который был создан: «Оплата за время командировки». В появившемся окошке вручную ввести рассчитанную сумму и нажать кнопку «ОК».

 

Оформление среднего заработка командированному сотруднику в 1С

 

Проверить корректность операции можно нажатием на сумму в столбце «Начислено». Откроется окошко с видами начисления по данному работнику. Корректность проводок проверяется нажатием кнопки «ДтКт». По окончании работы с документом нажимается кнопка «Провести и закрыть».

 

Оформление среднего заработка командированному сотруднику в 1С

 

В результате рассмотрения процесса оформления операций, связанных с командировками, можно составить пошаговую инструкцию.

 

  1. Нужно грамотно документировать необходимость направления сотрудников в командировку.
  2. В 1С: Бухгалтерия 8.3 оформить поступление и передачу денежных документов, если их приобретение производилось предприятием, а не командируемым сотрудником лично.
  3. Выдать аванс работнику, который включает в себя достаточные суммы на оплату жилья, проезды, суточные и прочие траты.
  4. Принять авансовый отчет сотрудника при возвращении в организацию, проверить представленные документы, выделить в стоимости НДС при наличии.
  5. Начислить работнику среднюю заработную плату за дни пребывания в деловой поездке.
  6. Учесть в начислениях суммы суточных, превышающих установленные в целях налогообложения доходов суммы.

 

Как видно, столь сложный и скрупулезный процесс, как оформление командировки сотруднику, с программой 1С: Бухгалтерия 8.3 не занимает много времени. Вместе с тем гибкость программных установок позволяет учесть всевозможные расходы и распределить их грамотно по счетам бухгалтерского и налогового учета.

 

Получите на почту прайс-лист с ценами и тарифами 1С:Облако и 1С:Фреш

Попробовать 1С Облако