Официальный франчайзи 1С

8 (800) 302-33-18 / +7 (499) 450-60-66

«1С:Фреш» — полный функционал 1С продуктов, экономя на своем сервере и обслуживающем персонале

Попробовать 14 дней бесплатно 1C:Fresh

Как в 1С Бухгалтерия 8.3 отразить отпуск? Инструкция

 

Вопрос «Как в 1С бухгалтерия  8.3 отразить отпуск?», не теряет своей актуальности. Такая возможность есть, и платформа позволяет оформить отпуск сотрудника в двух вариантах:

 

  1. С начислением отпускных.
  2. За собственный счет.

В материале ниже представлены инструкции по обоим вариантам.

 

Содержание:

 

1. Предварительная подготовка системы

2. Документ «Отпуск»

     2.1 Работа с документом

3. Формирование данных по отпуску за свой счет

     3.1 Начисление оклада страховых платежей

 

1. Предварительная подготовка системы

 

Первичная настройка необходима для удобства при пользовании кадровой документацией и документов по начислениям сотрудникам. С этой целью следует перейти в раздел под названием «Администрирование» и в нем нажать на гиперссылку «Параметры учета».

 

Как в бухгалтерии 1С 8.3 отразить отпуск

 

В открывшемся меню нужно выбрать пункт «Настройки зарплаты».

 

Настройки зарплаты

 

Далее, отобразится окно настроек, в нем надо отметить намерения ведения кадрового учета и учета по заработной плате в указанной программе. Также в подменю «Расчет зарплат» следует поставить отметку на пункте «Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов».

 

Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов

 

Если не произвести эту настройку, то в интерфейсе не будет возможности создания соответствующей документации.

 

2. Документ «Отпуск»

 

Раньше, с целью оформления отпускных, многие бухгалтера создавали отдельный вид начислений. Теперь можно использовать другую схему, формируя документ «Отпуск» в интерфейсе программы. Такая возможность создана разработчиками специально для проведения расчетов по отпускам.

Первым шагом нужно открыть раздел «Зарплата и кадры» и выбрать в нем пункт «все начисления».

 

формируя документ «Отпуск» в интерфейсе программы

 

Далее откроется журнал документов начислений, в нем нужно выбрать кнопку «Создать». После ее нажатия появится небольшое меню с выбором вариантов документов, среди которых будет «Отпуск». Именно этот пункт меню и нужен для создания нового документа.

 

возможности отображения графика отпусков в 1С: Бухгалтерия 8.3

 

У некоторых бухгалтеров возникает вопрос относительно возможности отображения графика отпусков в 1С: Бухгалтерия 8.3. Такой функции в данном ПО нет. Для создания такого графика и работы с ним, необходимо воспользоваться дополнительным софтом, например, 1С ЗУП.

 

2.1 Работа с документом

После выбора в меню пункта «Отпуск», на экране откроется форма для внесения необходимых данных.

Организацию, имя сотрудника, период отпуска и дату регистрации нужно указать в верхней части документа. Отображенная дата будет определяться как период, в который производится начисление отпускных. Чтобы сохранить данные, нужно нажать кнопку «Записать».

 

После выбора в меню пункта «Отпуск», на экране откроется форма для внесения необходимых данных

 

Чуть ниже в левой части расположено подменю «Основание, период работы». Нажав на него, можно увидеть поля для отображения основания отпуска:

  • Заявление;
  • График отпусков;
  • Записка-расчет.

Следующая строка используется, чтобы указывать, за какой период начисляются отпускные сотруднику.

 

за какой период начисляются отпускные сотруднику.

 

Всю эту информацию нужно вносить вручную.

После того, как был выбран конкретный сотрудник, и заполнены все необходимые данные, нужно «провести» документ нажав соответствующую кнопку. Программа 1С в рамках этого процесса производит проводку бухучета по начислению отпускных. Это действие базируется на уже имеющихся в данной системе сведениях – срока трудового стажа сотрудника и назначенного ему оклада.

 

Как в бухгалтерии 1С 8.3 отображать отпуск

 

При необходимости, на основании проведенного электронного документа, бухгалтер может распечатать поручение на отпуск по форме Т-6 прямо из интерфейса. Также здесь есть возможность вывода на печать расчета среднего заработка.

 

бухгалтер может распечатать поручение на отпуск по форме Т-6

 

На этой же странице отпускные можно и выплатить, нажав соответствующую кнопку.

Суммы «Начислено», «НДФЛ» и «Средний заработок» генерируются в автоматическом режиме. При этом, значение «Начислено» остается фиксированным. Но, при необходимости, показатель среднего заработка можно отредактировать ручным способом, для этого нужно нажать на значок карандаша рядом с числом.

 

показатель среднего заработка можно отредактировать ручным способом

 

Средний заработок рассчитывается на основании данных по фактически отработанному времени за текущий год. В интерфейсе можно изменить как начисленные суммы, так и отработанные дни. Эта информация будет использоваться при расчете новой суммы, которая отобразится в соответствующем поле.

 

Средний заработок рассчитывается на основании данных по фактически отработанному времени за текущий год

 

Чтобы вернуть обратно значения, которые изначально были рассчитаны системой, нужно нажать кнопку «Перезаполнить».

Примерно таким же способом редактируется и сумма «НДФЛ».

На специальной вкладке названой «Начисления» автоматически происходит отображение начисления («Основной отпуск»), а сама сумма отпускных средств рассчитывается программой. В случае надобности эта сумма может быть откорректирована вручную.

 

сумма отпускных средств рассчитывается программой.

 

После выполнения всех описанных действий, сформированные данные, касающиеся отпускных, появятся на странице «Начисление зарплаты». Программа учтет данные об отпуске и проведет автоматический пересчет отработанных дней и размера оклада.

 

Как в бухгалтерии 1С отразить отпуск

 

В полученном сотрудником расчетном листе также будет отражен оплачиваемый отпуск.

 

3. Формирование данных по отпуску за свой счет

 

Конечно, в конфигурации 1С Бухгалтерия 8.3 можно отразить отпуск и без сохранения зарплаты. Однако, во время выполнении этой задачи могут возникнуть определенные сложности. Дело в том, что в меню платформы нет специальной опции для проведения отпуска без начисления оклада.

При этом отразить его нужно в таких формах, как:

 

  1. «Табель учета рабочего времени».
  2. «Начисление рабочего времени». Документ.
  3. «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».

Выполнение этой задачи в рамках рассматриваемой конфигурации, доступно по следующим методам:

 

  1. Создание документа «Отпуск», в котором сумма отпускных будет нулевой.
  2. Создание дополнительного начисления «Отпуск без сохранения з/п». Отразить его можно в документе под названием «Начисление зарплаты».
  3. Начисление зарплаты с учетом отпуска без оплаты. В этом случае нет необходимости создавать какие-либо документы в программе.

Лучше всего использовать первый вариант, он самый удобный и простой в реализации. А процесс в целом похож на предыдущий вариант, но есть некоторые особенности.

 

Для начала нужно зайти в то же меню «Зарплата и кадры», далее надо открыть соответствующий экран «Все начисления».

 

в бухгалтерии 1С 8.3 отразить отпуск

 

После этого на экране появится список с отображением информации по заработной плате. Здесь необходимо нажать кнопку «Создать», далее на ссылку подписанную, как «Отпуск без сохранения оплаты». Чтобы открыть окно для последующего осуществления расчетов.

 

Отпуск без сохранения оплаты

 

В документе на предстоящий отпуск следует указать:

 

  • организацию;
  • конкретного служащего;
  • отпускной период.

Для большей ясности в поле подписанном, как «Комментарий» можно указать необходимые примечания, к примеру «Отпуск не оплачивается», «предоставляется на основании заявления сотрудника от обозначенного числа» и т.д.

 

Изначально программа настроена так, что в документе происходит автоматический расчет и начисление суммы отпускных. Но в том случае, когда работник не должен получать содержание, показатели нужно обнулить. Чтобы уточнить расчеты по отпускному периоду надо нажать на ссылку возле надписи «Начислено». После чего откроется детализированный расчет.

 

уточнить расчеты по отпускному периоду

 

Исходя из имеющихся данных, на экране откроется сумма отпускных средств, она рассчитывается на базе уровня среднего оклада. Подобный расчет является верным для отпускного периода, который оплачивается. Но для отпуска за свой счет, эта сумма удаляется (вручную), и данное поле остается пустым.

 

умма отпускных средств, она рассчитывается на базе уровня среднего оклада

 

Для этого нужно выполнить такую последовательность действий:

 

  1. Зайти в поле с указанием суммы и удалить сумму производимых расчетов.
  2. При этом сведения по отпускному периоду и дням менять не нужно, в этих расчетах они должны сохранится.
  3. Чтобы сохранить внесенные корректировки необходимо нажать клавишу «ОК».

 

сведения по отпускному периоду и дням менять не нужно

 

После возвращения в окно по расчету отпуска в полях подписанных, как «Начислено», «НДФЛ» и «К оплате» будут отображаться нули.

 

возвращения в окно по расчету отпуска в полях подписанных

 

Далее программа начнет формировать движение документа по регистрам. На данном этапе будет два основных блока данных:

 

  1. Параметры периодов стажа ПФР. Эта форма содержит информацию о самом подчиненном, длительности его отпуска, а также рабочему стажу. В рамках последнего пункта система отображает статус «Пребывание в оплачиваемом отпуске» без возможности редактирования. Но эта проблема решается благодаря внесению отпускных данных в реестр «СЗВ-СТАЖ».
  2. Отработанное время по сотрудникам. В этом экране происходит отражение основного отпуска в табеле с указанием количества дней и часов, за которые должна быть начислен зарплата.

 

Пребывание в оплачиваемом отпуске» без возможности редактирования

 

отражение основного отпуска в табеле с указанием количества дней и часов

 

После того как документ «Отпуск» будет заполнен и проверен, нужно нажать кнопки «Записать» и «Провести», чтобы сохранить его. Согласно этому документу отпуск не подлежит оплате, и он будет использоваться с целью расчета оклада за месячный интервал.

 

документ «Отпуск» будет заполнен

 

3.1 Начисление оклада и страховых платежей

Необходимо учитывать, что в конце расчетного периода (рабочего месяца), когда производится распределение окладов, программа сформирует документ «Начисление зарплаты» с учетом того периода, на протяжении которого подчиненный пребывал в неоплачиваемом отпуске.

 

производится распределение окладов, программа сформирует документ «Начисление зарплаты»

 

Потребуется просмотреть Т-13 (Табель учета рабочего времени). Чтобы его открыть, нужно выбрать «Зарплата и кадры», найти «Кадровый учет» и нажать «Отчеты по кадрам».

 

Следующее, что потребуется сделать – это выполнить коррекцию кода неявки.

 

Необходимо «Ежегодный основной оплачиваемый отпуск» (ОТ) заменить на «Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя» (ДО).

 

Чтобы это сделать, нужно нажать на «Главное меню», выбрать «Таблица» и остановиться на «Вид». В последнем пункте понадобится найти строку «Редактирование».

 

Последнее что потребуется сделать – это изменить данные в отчете «Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ».

 

позволят отразить отпуск в «1С: Бухгалтерия 8.3»

 

В поле ставка необходимо установить «НЕОПЛ» вместо «ДЛОТПУСК». Произведенные изменения нужно обязательно сохранить, после чего форму можно закрывать.

 

Описанные действия позволят в 1С Бухгалтерия 8.3 отразить отпуск и выполнить все сопутствующие изменения.

 

Рекомендуем прочитать статью: «1С Облако — что это такое? Простыми словами»

 

Получите на почту прайс-лист с ценами и тарифами 1С:Облако и 1С:Фреш

Попробовать 1С Облако