НСИ в 1С. Что это?

Наш бурный век, когда развитие идет семимильными шагами, на предприятиях остро стоит вопрос о создании информационных систем. Таких, которые могли бы затрагивать различные направления деятельности:

• управление сотрудниками,
• бухгалтерский учет,
• управленческий учет,
• складской учет и т.д.

Можно создать ряд систем, которые будут независимы друг от друга и отвечать за каждое из направлений. Однако, в различные моменты деятельности у собственников предприятия возникает потребность увидеть всё происходящее целиком. Соответственно, если на предприятии применяются различные системы, то не представляется возможным сопоставить и сравнить данные. Потому что в каждой системе они могут быть поименованы различными способами, что вызовет дублирование, противоречивость или некорректность данных при интеграции.

Основная причина возможных несоответствий —  отсутствие единообразного подхода при создании мастер-данных. То есть таких данных, которые неизменны и представляют собой основу структурных элементов всей компании.

Соответственно, на предприятиях необходимо создавать такую нормативно-справочную систему, которая могла бы грамотно и своевременно идентифицировать источник данных, оперировать сведениями корректно и логично.

Содержание:

1. НСИ: преимущества и результаты
2. Справочники в 1С
3. Об НСИ простым языком
4. Что такое номенклатура
5. Справочники в 1С: ERP
6. Виды и состав номенклатуры
7. Что входит в понятие номенклатуры?
8. Спецификация как рецепт изготовления изделия
9. Дерево спецификаций и их сравнение

 1. НСИ: преимущества и результаты

Говоря простыми словами, нормативно-справочная информация (НСИ) представляет собой ведение и поддержку разнообразных справочников, обеспечивающих ввод данных в том информационном пространстве, в котором ведется работа. При этом данные такой системы являются условно-постоянными.

Для того чтобы эффективно управлять любым предприятием, требуется создание общего информационного пространства. Это необходимо, чтобы любое перемещение информации между различными участками было единообразным и опиралось на единую базу. Соответственно, требуется грамотная интеграция всех существующих систем. Для этого необходимо централизованное управление нормативно-справочной информацией.

НСИ позволяет:

• использовать полную, актуальную и достоверную информацию всеми пользователями системы;
• повысить эффективность в принятии управленческих решений и при определении ключевых показателей;
• обеспечить полноту и достоверность учетных данных;
• улучшить совместимость отчётных документов и учетных.

Соответственно, происходит централизация ответственности за качество самой НСИ.

В результате внедрения централизованной системы управления НСИ собственники компании получают:

• организацию единой точки ввода обработки и контроля содержимого этих справочников;
• исключение дублирующих сведении или неактуальной информации
• и в целом привидение любых записей внутри корпорации к стандартному, установленному и легко определяемому виду.

Всё это в целом упрощает задачу подготовки любой отчётности, как бухгалтерской, так и управленческой. В том числе позволяет оптимизировать материальные затраты, повысить качество принимаемых управленцами решений, и в целом дает возможность улучшения качества консолидации учётных данных.

2. Справочники в 1С

В 1С в разделе НСИ содержатся справочники, которые необходимы для работы на большинстве предприятий. При этом эти справочники можно редактировать, а также добавлять другую информацию, необходимую для корректной работы по определенному виду деятельности компании.

Все эти справочники номинально можно разделить на основные и прочие.

К основным относятся такие справочники, которые необходимы при оформлении документации по хозяйственной деятельности. А к прочим можно отнести те, которые облегчают поиск или ввод необходимых сведений.

Соответственно, в зависимости от вида деятельности, к основным справочником могут относиться информация о структуре самого предприятия и номенклатуре. А к прочим можно отнести различные классификаторы, в том числе содержащие в себе информацию общероссийских классификаторов.  Так, например, сюда относятся справочники, содержащие в себе сведения о банках, адресный классификатор, классификатор стран и видов контактных данных.

Если говорить об основных справочниках, то, например, для торгового предприятия это могут быть:

• торговые точки (магазины),
• склады, где хранится товар,
• кассы,
• организации — субъекты деятельности компании.

Для производства информационная структура будет более сложной, рассмотрим её позже.

В фирме, оказывающей услуги, структура может быть более простой и зависит также от количества видов оказываемых услуг. Допустим, это может быть информация о самой организации, контрагентах и услугах.

При этом, в одних решениях НСИ вынесена в отдельный одноименный раздел меню, в других же представлена Справочниками, включенными в разделы «Настройка», «Компания» или выделенные отдельным пунктом меню «Справочники».

3. Об НСИ простым языком

И так, в любой информационной системе есть объекты и их свойства. С объектами происходят некие события. Наличие в названии слова «справочная» показывает то, что каждый объект имеет определенные свойства, по которым можно его идентифицировать.

«Нормативная» указывает на то, что все строится по определенным нормам и правилам. Это ярко видно на таком документе, как Спецификация. В нем отражены объекты, их свойства и количество. По аналогии с кулинарным рецептом. Если хочешь, чтобы получилось именно то блюдо, необходимо использовать определенные ингредиенты, в нужном количестве при конкретных способах приготовления.

Так, например, сущности представлены в 1С: ERP.

Выделен отдельный раздел в меню «НСИ и администрирование», в котором, в числе прочих, представлено 2 блока:

• НСИ, содержащий справочники
• и «Настройка НСИ и разделов».

В последнем представлена нормативно-справочная информация для отдельных направлений: кадры, казначейство, зарплата, налоги и т.п.

При этом отдельно НСИ представлена и в некоторых разделах. Например, выделено в меню «Производство», «Закупки», и «Продажи». Что вполне логично.

Важно понимать архитектуру данных, которые создают логику системы. Любое нарушение при создании новых данных в НСИ  приведет к проблемам. В системе имеется огромное количество различных предустановленных реквизитов. Вся корпоративная информационная система базируется на архитектуре и полагается на эти данные. Есть мастер-данные, с ними происходят некоторые события, в результате чего происходит запись в той или иной форме в базу данных. На основании той или иной формы, тем или иным способом строятся различные отчёты.

4. Что такое номенклатура

Во всех НСИ, связанных с выполнением работ, оказанием услуг, производством и торговлей присутствует справочник «Номенклатура». Если открыть данный справочник, то справа будут представлены виды номенклатуры, а слева сами объекты.

Так, например, в 1С: Управление нашей фирмой выделены виды:

• бытовая техника,
• материалы,
• мебельные детали,
• модули,
• работы и услуги,
• розница,
• сантехника и т.п.

А внутри каждого вида представлены объекты, включенные в группу.

В 1С: ERP будут представлены другие виды и свойства. Они зависят от видов деятельности компании. При этом система позволяет сделать отбор отдельно по видам или свойствам.

То есть, виды номенклатуры — это некие разрезы, которые несут в себе определенные характеристики. И объединяют их по каким-либо признакам. Признаков может быть много, в частности, по отношению к производственным процессам.

5. Справочники в 1С: ERP

Основной справочник – это сведения об Организации.

Они включают в себя основную информацию:

• наименование (полное и сокращенное),
• ИНН и КПП,
• виды экономической деятельности,
• ОГРН и ОКПО,
• контактные данные,
• банковские реквизиты,
• регистрационные данные,
• основные положения учетной политики,
• сведения о кадрах и начислении зарплаты.

А также иную информацию: кассы предприятия, лицензии, лицевые счета сотрудников и пр.

Вся введенная информация впоследствии выводится в соответствующих документах.

Настройка производится в разделе «Настройка НСИ и разделов». В нем необходимо поставить соответствующую галочку, если в системе ведется учет нескольких организаций. Здесь же можно настроить график работы, используемую валюту, отметить обособленные подразделения в отдельном банке. А также выбрать раздельные операции закупок и продаж для управленческого и регламентного учета.

В Справочнике «Структура предприятия» отражены отделы фирмы, склады, службы в разрезах направлений.

Справочники «Кассы ККМ» и «Кассы предприятия» содержат данные о:

• принадлежности касс к определенному структурному подразделению,
• нумерации кассовых ордеров (с уникальным префиксом или сквозно по организации),
• складах, регномере и типе кассы для ККМ.

Справочник «Физические лица» по аналогии со справочником «Организации» содержит полную информацию о любых физлицах так или иначе взаимосвязанных с компанией. Это могут быть:

• работники, оформленные по трудовым договорам,
• физлица, оказывающие услуги, выполняющие работы оп договорам ГПХ,
• контрагенты,
• кадровые резервы и т.п.

Справочник позволяет группировать массивы по различным категориям. При этом есть возможность внести сведения:

• ФИО, пол,
• гражданство,
• дата и место рождения,
• ИНН,
• контактные данные,
• кадровые сведения,
• страхование и налоги,
• банковские и лицевые счета.

Справочник «Склады и хранение» содержит подробные сведения о местах хранения товаров и продукции производства. Группировка происходит по направлениям. Представлена информация о:

• назначении склада,
• ответхранении,
• видах цен,
• ордерной схеме и структуре,
• контактных данных.

6. Виды и состав номенклатуры

Справочник «Номенклатура» хранит в себе информацию о продукции, материалах и полуфабрикатах, покупных товарах и оказываемых услугах.

Есть возможность настроить классификаторы номенклатуры:

• виды,
• единицы измерения,
• складские группы,
• ценовые группы,
• сезонные группы,
• по ОКВЭД или ТН ВЭД и пр.

Например, для производственных предприятий в группе комплектующих будут такие виды номенклатуры:

• изделия из дерева,
• лакокрасочные материалы,
• полуфабрикаты,
• основные материалы и пр.

Раскрывая любой вид номенклатуры, можно увидеть основные сведения о нем. И при необходимости скорректировать.

При создании нового вида следует указать группу доступа.

7. Что входит в понятие номенклатуры?

Раскрыв конкретный объект, предстает табличная форма. На вкладке «Карточка» отображаются все реквизиты:

• наименование,
• код,
• артикул,
• описание (с возможностью вставить изображение),
• данные о стране производителе,
• сведения об обеспечении и производстве,
• цены и параметры учета.

На вкладке «Реквизиты» можно ввести (скорректировать) указанные выше данные.

Единицы измерения могут быть разными для отражения как единиц хранения или единиц для отчетов. Здесь же указываются группы регламентированного и финансового учета, проставляется НДС и т.п.

При выделении материала (объекта), имеющего определенные отличительные особенности, эти свойства можно увидеть здесь же, непосредственно под видами.

Соответственно, можно выбрать материалы по определенным свойствам.

В этом же окне можно в строке поиска ввести необходимый объект и перемещая курсов по видам номенклатуры значительно быстрее найти искомый элемент. Это удобно при больших количествах наименований.

Также представлена возможность поиска по штрих-коду и фильтрация по товарам другого качества и номенклатуре с аналогичными свойствами.

Рассмотрев материалы и комплектующие, следует изучить готовую продукцию.

8. Спецификация как рецепт изготовления изделия

Выше приводилось сравнение спецификации и рецепта какого-либо блюда. Предлагаем рассмотреть на простом примере.

Допустим, предприятие занимается изготовлением парников. Данный процесс включает в себя изготовление необходимых деталей и их сборку. В спецификацию заносятся этапы работы, расходные материалы и их количество, требуемое для изготовления парника, а также трудозатраты.

Для того, чтобы посмотреть любую спецификацию, следует перейти в раздел меню «Производство» и в категории «Нормативно-справочная информация» выбрать «Ресурсные спецификации». В открывшемся списке кликнуть по нужному документу.

Форма «Спецификация» имеет несколько закладок. На основной указывается наименование и тип изделия, номенклатура, количество, единицы измерения, характеристики и процент брака.

На вкладке «Материалы и работы» указываются материалы, необходимые для изготовления. В рассматриваемом примере:

• труба профильная,
• поликарбонат,
• проволока электродная,
• саморезы,
• каркас двери.

Для каждого наименования указывается количество, единицы измерения, на каком этапе работ используется, способ получения материала и статья калькуляции.

Так, например, для этапа «Установка дверей» требуется способ получения материала произвести по спецификации «Каркас двери для парника». При этом отдельных характеристик для каждого из материалов не предусмотрено.

По спецификации «Каркас двери для парника» также выделены этапы работы и материалы для изготовления, включая трудозатраты.

На следующей вкладке ресурсной спецификации «Трудозатраты» представлена информация о количестве часов различных видов работ для изготовления парника:

• слесарных,
• сварочных,
• монтажных,
• резки пластика.

Указаны статьи калькуляции и на каких этапах какой вид работ используется.

На следующей закладке представлен процесс производства, включающий очередность этапов и подразделения, в которых выполняется работа. Дополнительно указывается распределение затрат на изделия и ответственное лицо.

9. Дерево спецификаций и их сравнение

Просмотреть основные моменты спецификации можно через «Дерево спецификаций».

Здесь, поэтапно раскрывая информацию можно увидеть все данные спецификации в одном окне.

Спецификация может быть основной. Тогда она будет подставляться по умолчанию при организации работ. Такие документы выделяются шрифтом в общем списке.

В списке спецификаций нажатием клавиши «Сравнить спецификации» можно перейти к форме сравнения. Для этого через кнопку «Добавить» следует выбрать необходимые спецификации и нажать «Сформировать отчет».

В появившейся таблице сразу будут видны сходства и отличия при изготовлении выбранной продукции.

Кнопка «Показать только отличия» оставит необходимые элементы.

Итак, база данных строится на отдельных объектах, обладающих определенными свойствами. Эти объекты объединены по определенным направлениям в табличные формы и списки. Они хранятся в 1С и используются при заполнении документов и оформлении определенных процессов. Существуют списки сотрудников, клиентов, поставщиков товаров или т.д.

В каждой позиции может храниться различная дополнительная информация. В справочниках может быть иерархия, то есть данные могут объединяться в группы и подгруппы. Определенное совмещение этих данных, их взаимосвязи могут быть собраны в определенные нормативы. Все это составляет нормативно-справочную информацию, которая позволяет создать единообразную систему учета на предприятии.