Официальный франчайзи 1С

8 (800) 302-33-18 / +7 (499) 450-60-66

«1С:Фреш» — полный функционал 1С продуктов, экономя на своем сервере и обслуживающем персонале

Попробовать 14 дней бесплатно 1C:Fresh

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

 

Штатное расписание относится к организационно-распорядительным документам предприятия и по сути своей является обязательным. Хотя при этом в трудовом кодексе упоминание о штатном расписании встречается всего дважды. Однако, штатное расписание необходимо как контролирующим органам, так и непосредственно руководству предприятия для оценки текущего положения укомплектованности сотрудниками, расчета фонда оплаты труда, понимания наличия вакантных мест и т.п.

 

Форма штатного расписания была предусмотрена в альбоме унифицированных форм под номером T-3. Сегодня она не является обязательной и носит лишь рекомендательный характер. Немного отойдем в сторону и поговорим об обязательности форм документов.

 

Содержание

 

1. Утверждение форм документов в компании

2. Кто составляет штатное расписание?

3. Кто подписывает и утверждает штатное расписание?

4. Ответственность за отсутствие штатного расписания

5. Зачем нужно ШР?

6. Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

7. Настройка «Зарплаты и кадры» в 1С: Бухгалтерия 8.3

8. Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

9. Итоги создания ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3

10. Заключение

 

1. Утверждение форм документов в компании

 

На предприятии должны быть утверждены формы документов, которые применяются в организационной деятельности. Если применяются унифицированные формы, значит об этом должно быть указано в приказе. И тогда отходить от этих форм: сокращать поля, убирать слова и менять формулировки нельзя.

 

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

 

Либо можно разработать свою форму документа, утвердить приказом, и тогда будет применяться именно она. В статье мы будем говорить именно об унифицированной форме штатного расписания Т-3, которая была утверждена постановлением Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Эту форму можно дополнить, добавить в неё поля, например, дополнительные подписи других сотрудников, но сокращать и убирать поля, строки, значения из этой формы нельзя.

 

2. Кто составляет штатное расписание?

 

По факту этим должен заниматься экономист по труду, собственно, это указано и в квалификационном справочнике по данной должности. Однако, такой специалист есть не на каждом предприятии.

 

Обычно штатное расписание (ШР) составляет главный бухгалтер или руководитель отдела кадров совместно с руководителем фирмы. В ШР содержатся основные сведения о:

 

  • созданных или планируемых структурных подразделениях,
  • кодах этих подразделений,
  • наименовании должностей,
  • количестве штатных единиц,
  • размере окладов и тарифных ставок,
  • а также наличии и размере надбавок.

 

Здесь же могут содержаться прочие сведения.

 

На что нужно обратить внимание: если в штатном расписании прописаны и оклад, и различные надбавки, то эти надбавки вы обязаны платить работникам регулярно. Поэтому если в компании существуют нерегулярные выплаты, то в штатное расписание они не вносятся.

 

3. Кто подписывает и утверждает штатное расписание?

 

В унифицированной форме стоит руководитель отдела кадров, если такой должности на предприятии нет, то здесь расписывается генеральный директор, а также главный бухгалтер. Если требуется добавить подписи других сотрудников, то можно добавить и их.

 

В случае, когда ШР получилось достаточно объемным и размещается более чем на 1 странице, то необходимо этот документ прошить и поставить печать.

 

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

 

Вообще в самой форме ставить печать необязательно, но обычно её проставляют сверху таблицы справа. Там, где располагается утверждающая надпись.

 

Штатное расписание утверждается приказом и хранится на предприятии в течение 75 лет. В ШР могут вноситься изменения либо в виде дополнений, либо в виде утверждения нового штатного расписания для того, чтобы было удобно применять его в работе. При этом нумерация идёт сквозным порядком и не начинается заново с каждого нового года.

 

4. Ответственность за отсутствие штатного расписания

 

С одной стороны, форма носит рекомендательный характер, с другой стороны штатное расписание дважды встречается в трудовом кодексе: в статьях 15 и 57. Соответственно Государственная инспекция по охране труда может рассматривать отсутствие штатного расписания как нарушение в области охраны труда и привлекать к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

 

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

 

Также ШР помогает при решении спорных вопросов, касаемых сокращения штата и наличия вакантных мест.

 

5. Зачем нужно ШР?

 

Штатное расписание может пригодиться в следующих случаях:

 

  • для отслеживания организационной структуры;
  • для закрепления штатной численности структурных подразделений и единиц по каждой должности;
  • для отслеживания системы оплаты труда;
  • для установки и закрепления размеров надбавок и прочих выплат;
  • для отслеживания вакансий;
  • для оптимизации работы и более эффективного использования человеческих ресурсов,

 

а также для обоснования расходования денежных средств, предназначенных для оплаты труда.

 

6. Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

 

Штатное расписание ведется в программе 1С: Зарплата и управление персоналом и предусматривает три способа ведения:

 

  1. С использованием ШР, но без ведения истории;
  2. Учет без ведения штатного расписания;
  3. Учет с использованием штатного расписания и ведением его истории.

 

Если используется вариант учета без ведения ШР, соответственно, будет использоваться только справочник должностей и не будет указано с какого периода он применяется.

 

Варианты формирования ШР в 1С: ЗУП

 

Когда рассматривается учёт с использованием штатного расписания без ведения истории, то в меню кадры появится подраздел «Штатное расписание», где будет возможность указать дату утверждения. Все появляющиеся изменения будут вноситься непосредственно в саму позицию.

 

В последнем варианте, когда учет ведется с использованием ШР и ведением истории, изменения будут выводиться благодаря введению в базу нового документа «Изменение штатного расписания». Там будет инструкция по настройкам. Найти можно в разделе «Кадры, оплата труда» — «Кадровый учет расчетов с персоналом».

 

7. Настройка «Зарплаты и кадры» в 1С: Бухгалтерия 8.3

 

Надо отметить, что в 1С: Бухгалтерия 8 редакция 3.0 учет по зарплате и кадрам не такой широкий, как, например, в специализированный программе 1С: Зарплата и управление персоналом. Мало того, при установке 1 С: Бухгалтерия 8.3, если вы выбираете юридическое лицо, то меню «Зарплата и кадры» устанавливается автоматически.

 

Однако, если вы выберете Индивидуального предпринимателя, то автоматически меню «Зарплата и кадры» не настроится. Для того, чтобы оно появилось необходимо в меню «Главное» выбрать «Функциональность».

 

Настройка «Зарплаты и кадры» в 1С: Бухгалтерия 8.3

 

Также попасть в этот раздел можно через меню «Администрирование» — «Функциональность».

 

В открывшемся окне надо будет поставить галочку против «Сотрудники», соответственно эта галочка проставляется только в том случае, если у индивидуального предпринимателя используется труд наемных работников. После этого появится раздел «Зарплата и кадры» в основном меню.

 

Настройка «Зарплаты и кадры» в 1С: Бухгалтерия 8.3

 

Но даже в этом случае, при появлении меню «Зарплата и кадры» специализированного раздела «Штатное расписание» не предусмотрено. Поэтому единственный вариант – это создание ШР вручную в приложении Excel на основе отчета в 1С: Бухгалтерия 8.3 «Штатные сотрудники».

 

8. Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

 

Для формирования этого отчета необходимо зайти в меню «Зарплата и кадры» и нажать на раздел «Отчеты по кадрам».

 

Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

 

После этого откроются все отчеты. Туда входят и табель учета рабочего времени, и личные данные сотрудников, и согласия на обработку данных, и список уволенных сотрудников. Нужно кликнуть на ссылку «штатные сотрудники». Если этой ссылки нет, раскрыть «Все отчеты».

 

Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

 

После этого в открывшемся окне необходимо указать организацию и дату, на которую формируется список сотрудников. Затем нажать клавишу «Сформировать».

 

Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

 

Сформируется список сотрудников согласно установленным по умолчанию настройкам.

 

Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

 

И не будет содержать в себе сведения, необходимые для формирования штатного расписания. В настройках можно выбрать нужные сведения.

 

Для этого следует нажать кнопку «Настройки». Выбрать вид «Расширенный», на вкладке Отборы проставить галочки возле «Организация», «Подразделения», «Должность». Убрать галочки с группы И и ИЛИ.

 

Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

 

На вкладке «Поля и сортировка» снять галочки с ненужных сведений, в т.ч. о днях рождениях и контактах.

 

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

 

Затем нажать клавишу «Закрыть и оформить». Полученную таблицу через кнопку «Дискета» сохранить. Далее открыть его в Excel и сформировать форму штатного расписания на основании полученного отчета о штатных сотрудниках.

 

Самый простой вариант – это открыть форму штатного расписания и перенести туда данные из сформированного отчета.

 

Выбранные настройки можно сохранить, чтобы в будущем быстрее формировать подобный отчет.

 

Штатное расписание в 1С Бухгалтерия 8.3

 

Для этого следует нажать на значок рядом с кнопкой настроек и выбрать «Сохранить вариант отчета». После этого откроется окошко, в котором следует ввести наименование отчета, указать, кому он будет доступен. Если требуется, то ввести описание этого отчета и нажать кнопку «Сохранить».

 

Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

 

Теперь этот вариант с сохраненными настройками будет доступен в Отчетах раздела «Кадры» в меню «Зарплата и кадры».

 

 Кадровый отчет «Штатные сотрудники»

 

Следовательно, при следующем изменение в штатном расписании, можно будет быстро найти и сформировать отчет.

 

9. Итоги создания ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3

 

Когда штатное расписание готово, проверьте еще раз, все ли верно указано. Имейте ввиду, что в фирме могут применяться различные надбавки:

 

  • за знание иностранных языков,
  • за разъездной характер работы,
  • районный коэффициент,
  • за выслугу лет и т.п.

 

Помните, что если эти надбавки указаны в ШР, то они являются регулярными и выплачиваются ежемесячно. Далее в 9 графе отмечается сколько всего в месяц получает сотрудник, занимающий эту должность, и если есть какая-то дополнительная информация, ее можно указать в графе 10 «Примечание».

 

После того, как документ распечатан, готовится приказ на утверждение, к которому прилагается сам проект ШР. В тексте приказа должно быть указано: утвердить и ввести в действие с __.__.2020 года штатное расписание с количеством ___ штатных единиц и месячным фондом оплаты труда в размере ___. И, соответственно, приложение к приказу — это само штатное расписание.

 

Итоги создания ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3

 

Если на предприятии решили изменить, например, оклады сотрудникам, то это изменение должно быть указано в штатном расписании. И, соответственно, вместе с этим должно происходить изменение трудовых договоров, то есть составляются дополнительные соглашения, в которых прописываются изменения условий труда. Нужно учесть, что даже если работники были ознакомлены с приказом об изменении окладов, это не является их согласием на изменение условий труда.

 

Если происходит уменьшение размера оплаты труда, то здесь происходит ухудшение условий для работников. Соответственно, приказ должен быть издан заблаговременно, и работники должны быть уведомлены за 2 месяца до наступления изменений. Следовательно, должны быть предложены все вакантные должности в организации, если работник отказывается трудиться на новых условиях. Если работник согласен, то оформляется дополнительное соглашение.

 

10. Заключение

 

Несмотря на то, что ШР носит рекомендательный характер, по сути, оно является обязательным документом организации. От его составления зависит учет заработной платы, оплата труда работников и расчет налогов и взносов с зарплат. В идеале формированием ШР должны заниматься руководитель и работники бухгалтерии и кадровой службы совместно. В этом случае будут учтены и продуманы все нюансы.

 

И, хотя в 1С: Бухгалтерия отсутствует возможность формирования штатного расписания, в целом сделать это нетрудно. Надо сформировать кадровый отчет «Штатные сотрудники» и на его основе создать штатное расписание компании.

 

Если у вас остались какие-то вопросы о том, как сформировать ШР в 1С: Бухгалтерия 8.3, задайте их сотрудникам нашей компании.

 

Получите на почту прайс-лист с ценами и тарифами 1С:Облако и 1С:Фреш

Попробовать 1С Облако