Официальный франчайзи 1С

8 (800) 302-33-18 / +7 (499) 450-60-66

«1С:Фреш» — полный функционал 1С продуктов, экономя на своем сервере и обслуживающем персонале

Попробовать 14 дней бесплатно 1C:Fresh

Все нюансы электронных трудовых книжек

 

На протяжении нескольких лет велись разговоры о том, чтобы упразднить бумажный вариант трудовой книжки. Однако, долгое время не могли подобрать альтернативу этому варианту. В конце прошлого года был введён в действие закон об электронных трудовых книжках (439-ФЗ). Статья 2 обозначенного ФЗ требует от работающих граждан определиться со способом ведения трудовой книжки: бумажный или электронный.

 

Сразу оговоримся, что грамотнее говорить не об электронной трудовой книжке, а о сведениях о трудовой деятельности (СоТД) застрахованных лиц. Именно так законодательно обозначена подача сведений о работниках в электронном виде. Однако, гораздо нагляднее использовать формулировки «бумажная и электронная трудовая книжка», что и применяется в статье.

 

С 2020 года компании обязаны подавать СоТД работников в Пенсионный фонд России через отчет СЗВ-ТД. А сотрудникам, отказавшимся от бумажного варианта трудовых книжек, сведения о работе выдаются в день увольнения по форме СЗВ-Р.

 

Вот здесь появляются первые нюансы.

 

I. Для того, чтобы сотрудник мог заявить о своем выборе, работодатель должен уведомить его об этом в письменном виде.

 

В документе следует упомянуть о том, что:

 

⦁ определиться гражданину следует до 31.12.2020;
⦁ сделанный выбор имеет свои последствия;
⦁ при выборе БТК останется возможность изменить свое решение в последствии;
⦁ если будет выбран способ ведения ЭТК, то перейти обратно на бумажную будет невозможно.

 

Направить уведомление работодатель должен до 31 октября 2020 года, соответственно, работник должен расписаться в получении. На основании полученного заявления от работника вносится соответствующая запись в СЗВ-ТД и передается в ПФ РФ.

 

Отправить уведомление предприятие может разными способами. Так, если сотрудник присутствует на рабочем месте, то можно пригласить его в кабинет кадрового работника или в приемную и попросить поставить подпись в получении экземпляра. В том случае, когда сотрудник находится в отпуске или на больничном, можно отправить заказное письмо с уведомлением. Возврат почтового уведомления будет доказательством получения сотрудником письма.

 

Также и сотрудник может направить свое заявление по почте или принести напрямую кадровику.

 

Если работник решил оставить бумажную трудовую книжку, то, собственно, для работодателей ничего не меняется. Кадровик продолжает вносить сведения в бумажный формат. Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки (ТК), то работник кадровой службы обязан выдать на руки сотруднику бумажный вариант со сделанной в нём соответствующей записью.

 

II. И здесь возникает два вопроса.

 

1. В течение какого времени работодатель должен выдать бумажный вариант трудовой книжки?
2. Какую запись необходимо внести в эту трудовую книжку?

 

Действительно, в самом законе нет и намека на срок выдачи бумажной трудовой книжки на руки работнику. В интернете гуляли «фантазийные» рекомендации: выдать бумажный вариант первого января 2021 года. Данные советы ничем не подкреплены и не являются правдой.

 

Отвечая на первый вопрос Минтруд в февральском письме заявил, что сделать это необходимо в день подачи заявления работником. При этом само письмо на сайте опубликовано не было. А во втором письме – мартовском (от 13.03.2020 N 14-2/В-260), указал, что, по существу, выдачу ТК можно приравнять к выдаче документов согласно статье 62 Трудового кодекса РФ. В ней говорится, что по заявлению работника копии всех документов о его трудовой деятельности выдаются не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления.

 

В интересах работодателя вернуть работнику ТК в кратчайшие сроки, следовательно, можно опираться на мнение Минтруда, представленное в мартовском письме.

 

Ответ на второй вопрос представил Минтруд в своем письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150, согласно ему запись должна выглядеть следующим образом:

 

 

Правда и здесь возникает ряд сомнений. Например, в Правилах ведения трудовых книжек нигде не сказано о включении в записи имени, фамилии и отчества работника. Также ссылка в сведениях приводится исключительно на Трудовой кодекс РФ, без указания иных нормативных актов. А также недопустимы сокращения в записях, допустим, нужно указывать «год», а не «г.». Даты должны указываться арабскими цифрами, а не прописью.

 

Следовательно, вернее было бы исключить уточнение, приведенное в скобках, и ФИО работника. Также отсутствует необходимость указывать, что подано «письменное» заявление. Согласно закону, оно может быть только письменным.
Однако, других разъяснений на текущий момент нет, соответственно, можно использовать как приведенный пример Минтруда, так и его сокращенный вариант.

 

III. Следующий вопрос, который возникает: в том случае, когда работник выбрал ведение ЭТК, какой документ и в какие сроки выдавать при увольнении.

 

Если ранее кадровик вносил запись в бумажную трудовую книжку, то теперь следует распечатывать форму СТД-Р. Кстати, эта справка повторяет лист записи в бумажной трудовой книжке. Она содержит в себе те же самые сведения о приеме, увольнении работника и/или его переводах в организации.

 

Также по аналогии с бумажной трудовой книжкой эти сведения должны быть выданы работнику в его последний рабочий день. Если работник отсутствовал на рабочем месте в день увольнения, то СТД-Р направляется по почте.

 

IV. Когда и как сдать СоТД в ПФ РФ?

 

Отчет подается в следующих случаях:

 

⦁ работник определился со способом ведения ТК;
⦁ устройство на работу и увольнение;
⦁ перевод на другую должность и/или в другое структурное подразделение.

 

Вместе с тем, когда происходит передача информации и имел быть случай:

 

⦁ присвоение новой профессии;
⦁ ограничение на занимание определенной должности;
⦁ переименование страхователя,
⦁ также следует указать сведения и об этих случаях.

 

Форма направляется в следующие сроки:

 

⦁ о приеме и увольнении работника сведения передаются не позднее следующего рабочего дня, при этом учитывается именно дата приказа;
⦁ все остальные сведения, связанные в том числе с переводом работника, подаются не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в которых данные изменения были произведены.

 

V. И здесь следует учитывать еще один нюанс. При подаче сведений об увольнении с 2021 года и любых сведений в 2020 году следует предоставить данные по состоянию на 1 января 2020 года.

 

Например, работник был принят на работу в 2019 году, а уволился в 2020 году. В этом случае следует указать в СЗВ-ТД информацию и об увольнении, и о приеме. Другой вариант, допустим, работник был принят на работу в 2015 году, в 2017 был переведен на другую должность, а в 2020 году уволился. Соответственно, в форме СЗВ-ТД будут указаны сведения об увольнении и о предшествующем этому увольнению переводе работника на иную должность в 2018 году. Таким образом, в Пенсионный фонд попадут сведения о последних перемещениях сотрудника в организации.

 

Если в 2020 году сотрудник не представит заявления о выборе формы ведения ТК, не будет осуществлено никаких мероприятий, связанных с его трудовой деятельностью, то не позднее 15 февраля 2021 года необходимо будет подать о нем сведения в ПФ РФ.

 

VI. СЗВ-ТД подается в электронном формате.

 

Исключение составляют организации с численностью работников менее 25 человек. В этом случае отчет может подаваться в бумажной форме.

 

Сам отчет включает сведения о страхователе и работнике, их регистрационные номера (предприятие) и СНИЛС (физическое лицо), а также сведения о кадровых мероприятиях и выборе формы ТК.

 

VII. Подробнее о СЗВ-ТД

 

Частый вопрос от пользователей, на кого необходимо подавать сведения СЗВ-ТД. Исходя из названия сведения подаются о трудовой деятельности, следовательно, информация подается о гражданах, которые вступили в трудовые отношения с организацией.

 

Соответственно, о тех, кто работает по гражданско-правовым договорам, сведения не подаются. При этом совместители имеют трудовые отношения, следовательно, по ним следует отчитываться. Однако, с совместителей нельзя требовать заявления о выборе ТК. Этим вопросом будут заниматься кадровики по основной работе совместителей.

 

Что касается иностранных работников, то здесь также имеют место трудовые отношения, следовательно, требуется подавать СЗВ-ТД. Однако, следует проверить наличие СНИЛС (что подтверждает регистрацию в системе персонифицированного учета). При его отсутствии сдать отчет не получится.

 

При этом индивидуальные предприниматели должны подавать сведения на работников, а на самих себя – нет.

 

Касаемо декретниц, сотрудников, которые на данный момент находятся в отпуске по уходу за ребенком, в отпусках за свой счет СоТД подаются не позднее 15 февраля 2021 года, если в течение 2020 года не было кадровых мероприятий с ними.

 

Сведения о переименовании организации самостоятельно не подаются. Такие изменения вносятся в отчет при предоставлении сведений о приеме, переводе или увольнении работника.

 

И еще один важный нюанс! Если СоТД были поданы ошибочные и требуют корректировки, то необходимо сначала подать отчет с отменой внесенных сведений. Для этого сведения вносят точно также как ранее и проставляется знак Х. А после этого подается верная информация.

 

VIII. Что необходимо предпринять в связи с введением новшеств?

 

Еще один момент, о котором многие не задумываются: приведение в соответствие внутренних локальных актов (ВЛА) организации.

 

Для этого необходимо провести проверку всех ВЛА компании на предмет оформления, ведения и хранения трудовых книжек работников. Следовательно, внести дополнения и изменения, которые позволяют вести трудовые книжки как в бумажном, так и в электронном варианте.

 

Следует обратить внимание на:

 

⦁ трудовые и коллективные договоры — проверить текст и условия, чтобы они не противоречили внесенным изменениям в законодательные акты.
⦁ положение о ведение и хранение трудовых книжек (при наличии),
⦁ книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ней – при выборе ЭТК и возврате бумажной трудовой книжки работнику следует внести соответствующую запись, проставить дату выдачи и получить подпись работника.

 

Чтобы внести изменения в ВЛА нужно издать приказ, который подписывается руководителем фирмы и представляется для ознакомления работникам.

 

Следует предусмотреть во внутренних актах:

 

⦁ способы уведомления работников о выборе ТК;
⦁ электронную почту работодателя, на которую могут быть приняты заявления работников;
⦁ правила увольнения и предоставления сведений о трудовой деятельности;
⦁ возможность направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением СТД-Р на бумажном носителе в случае увольнения.

 

В данной статье мы привели различные нюансы электронных трудовых книжек. Однако, вопросов может быть гораздо больше. Задавайте их в комментариях.

 

Получите на почту прайс-лист с ценами и тарифами 1С:Облако и 1С:Фреш

Попробовать 1С Облако